Die ganzheitliche Betrachtung von Geschäftsprozessen ist heute unumgänglich für eine effiziente und zeitnahe Geschäftsabwicklung. Mit Hilfe von Webportalen und Internetapplikationen lassen sich sowohl Geschäftspartner (Collaboration) als auch Endkunden in den direkten Prozessablauf mit einbeziehen. Die effiziente Abwicklung von Geschäftsprozessen über Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg wird in Zukunft noch weiter an Bedeutung gewinnen. Die Informationserfassung und Inhaltserschließung ist der Startpunkt eines jeden Geschäftsprozesses. Hierfür bedarf es eines leistungsfähigen Dokumentenmanagementsystems (DMS). Unabhängig davon, ob es sich hierbei um Papierdokumente, elektronische Office-Dokumente, E-Mails, ERP- oder sonstige Daten handelt. Einer intelligenten und automatisierten Erfassung und Verarbeitung kommt im Zeitalter der Informationsflut eine immer höhere Bedeutung zu. Nur so lassen sich Aufgaben im Unternehmen beschleunigen oder gänzlich automatisieren und somit auch Fehler minimieren.
Mitarbeiter können die Dokumente und Daten während der gesamten ‚Lebensdauer’ effizient verwalten, präzise nachvollziehbar versionieren und nach Abschluss eines Geschäftsfalles revisionssicher archivieren und elektronisch vorhalten. Den heute geforderten Sicherheits- und Compliance-Standards wird Rechnung getragen und den gesetzlichen und steuerrechtlichen Anforderungen an eine korrekte und revisionssichere Buchführung (GoBS) sowie den aktuellen Änderungen der Abgabenordnung (GDPdU) voll entsprochen.
Für die Unternehmen ergeben sich durch den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen Effizienzgewinne in den Bereichen Prozessabwicklung, Dokumentensicherheit und Archivierungskapazität. DMS-Software wird somit zunehmend zu einem volkswirtschaftlichen Faktor: Fachkreise schätzen die jährlichen Einsparungen an Arbeitskosten auf rund 100 Mrd. Euro - allein in Deutschland!
