Durch die in den MODUS BUSINESS SUITE Services enthaltene EAI-Schnittstelle (Enterprise Appli­cation Integration) integrieren Anwender unterschiedlichste anliefernde Systeme oder Scan-Verfahren wie SAP, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics CRM oder Microsoft Ex­change und viele weitere nahtlos in ihre SharePoint-Umgebung. Damit ist eine direkte Übernahme der Nutz- und Metadaten sowie der Recherche­ver­fahren aus den genannten Systemen möglich. Medienbrüche zwischen den ein­zelnen Applikationen werden vermieden und Arbeitsprozesse optimiert. Universelle Import-Schnittstelle zur Integration in unterschiedlichste Systeme / Ver­fahren (Scanning, Klassifzierung, Microsoft Dynamics NAV, SAP, Microsoft Dynamics AX, Infor, Microsoft Dynamics CRM, Microsoft Ex­change, Notes, BAAN, digitale Signaturen...) Integration der SharePoint-Recherche in die Oberflächen der angebundenen Systeme.

Konkrete Informationen lassen sich im Handumdrehen durch integrierte Recherche-funktion herausfiltern und visualisieren. Neu importierte Do­ku­mente werden auto­matisch mit den dazugehörenden Akten verknüpft. So minimiert sich der Arbeits­aufwand für die Datenhaltung und gleich­zeitig erhöht sich die Effizienz in Teams und Abteilungen. Sämtliche Informationen zum jeweiligen Vorgang sind im direkten Zugriff.

Features

• Ereignisorientierte Formatkonvertierung in die normierte Formate TIFF oder PDF/A via erweiterten Rendition-Service für nahezu alle Dateiformate (nicht nur Office, sondern auch technische Formate)
• Schnelle Gesamtübersicht durch Mehrfachansichten und prozessbezogene Visuali­sierung von Dokumenten auf Basis des SharePoint-Aktenplanes
• Annotationen für Dokumente
• Voransichten (Thumbnails)

Einmal im System verfügbar, bilden Anwender ihre Do­ku­mente und Daten so­wie die in ihrem Unter­nehmen bekannten, etablierten und prozess­be­zo­genen Akten­strukturen anhand des individuell an­passbaren Akten­plans (Records Organizer) ab. So behalten Sie stets den perfekten Überblick über bei­spielsweise Kunden-, Auftrags-, Produkt-, Pro­jekt- Ver­sicherungs- oder Patientenakten.

Features

• Flexible Konfiguration von Prozessspezifischen Ak­ten­plänen (Kundenakten, Auft­rags­akten, Versichertenakten, Patientenakten etc.)
• Automatische Verknüpfung von importierten    Elementen einer Dokumentenbibli­othek in die Akten (SharePoint-Listen)
• Vererbung von Metadaten zwischen Dokumenten und Listeinträgen
• Standard-Webparts zur prozessbezogenen Visualisierung auf Basis der Akten (alle Dokumente auf einen Blick)
• Zusammenfassung von Dokumenten aus unterschiedlichen Bibliotheken und Sites in einer Ansicht

Dokumente, die archiviert werden, wandelt der integrierte „Rendition­Ser­vice“ in ein normiertes, wie TIFF oder PDF/A um. Da­durch bleiben Doku­mente auch dann noch lesbar, wenn die dazu gehörende Original-Applikation nicht mehr vorhanden ist. Somit ist es ein leichtes, mit den ECM-Services die An­forderungen des Gesetzgebers hinsichtlich Aufbewahrungsfristen von Dokumenten zu erfüllen.

Durch den voll in die Anwender-Oberfläche integrierten „Viewer“ lassen sich diese Do­ku­mente ohne zusätzliche externe Applikation jederzeit wieder direkt in SharePoint anzeigen. Mehr noch: Gerade im Bereich der revisionssicheren Archivierung komplettieren die MODUS BUSINESS SUITE Services die SharePoint-Umgebung. Die enthaltenen Archivierungsmodule sorgen für die revisionssichere Archivierung von Dokumenten in Systemen wie Net­App, IBM, EMC Centera oder d.cas.

Features

• Interaktive und regelbasierte Archivierung von Dokumenten
• Archivierung mit oder ohne SharePoint-Records Center
• Universelle Archivierungsmöglichkeiten: kopieren oder Link erzeugen
• Unterstützung unterschiedlichster zertifizierter Compliance-Plattformen (NetApps, IBM, Centera, d.cas)

MODUS BUSINESS SUITE cold konvertiert im Rahmen der elektronischen Archi­vierung alle Be­lege und Dokumente in international normierte, lang­zeitstabile Datenformate, überlagert die erforderlichen Formulare und steuert die auto­matische Gene­rierung der Indexdaten für die Langzeitarchivierung.

MODUS BUSINESS SUITE cold separiert alle Dokumente aus der Spool-Datei nach flexibel zu defi­nierenden Referenzinformationen. Die Dokumente können im Originalformat archiviert werden oder in ein normiertes, langzeitstabiles Format (TIFF oder PDF) konvertiert werden.

Features

• Flexible dokumentartbezogene (belegbezogene) Zuordnung von Formularen
• Flexible seitenweise Zuordnung von Formularen
• Flexible, sprachkennzeichengesteuerte Zuordnung von Formularen
• Archivierung der aufbereiteten Dokumente – keine weitere Formularverwaltung erforderlich
• modularer Aufbau: genaue, individuelle Anpassung

Konvertierungsformate (Auszug)

• PDF, Postscript
• HPGL / HPGL2 / PCL
• BMP / JPEG, AFP
• Text, Spool-Files
• Microsoft Office-Dokumente
• CorelDRAW-Grafiken
• IBM eServer iSeries (AS/400)
• BS 2000 / Unix etc.

Aufbauend auf den MODUS BUSINESS SUITE Services for your SharePoint bieten die MODUS BUSINESS SUITE Ihnen unterschiedliche vorgefertigte Lösungspakete für ver­schiedenste Szenarien in Ihrem SharePoint Server wie beispielsweise Ver­trags­management, Qualitäts­mana­gement, Patent Management oder die Eingangs­rech­nungs­verarbeitung. Automatisieren und optimieren Sie so Ihre Prozesse und Arbeitsabläufe. Voraus­setzung für den Einsatz der IW Business Suite Solutions sind die MODUS BUSINESS SUITE Services for Share­Point. Eingangsrechnungen per Workflow automatisch verteilen, prüfen und freigeben; im Rech­nungsmonitor verfolgen sowie zur Übergabe an ein ERP System vorbereiten? Ganz einfach mit der MODUS BUSINESS SUITE Solutions Eingangsrechnungsverarbeitung. Verträge erstellen, verwalten und gemeinsam bearbeiten und das in Zusammenhang mit Microsoft SharePoint – das bietet Ihnen das Modul für Vertragsmanagement der MODUS BUSINESS SUITE Solutions. Mit diesem Modul erstellen Sie auf Knopfdruck schnell und kom­for­tabel neue Verträge, integrieren verfügbare Ressourcen wie Kundendaten in Ihre Formulare und Textbausteine und überwachen sogar die Versionen Ihrer Verträge. Die bei einem Qualitätsmanagement anfallenden Daten und Dokumente verwaltet die QM-Lösung der IW Business Suite Solutions anhand vorgefertigter Leitwege. Über mitgelieferte oder individuell konfigurierbare Vorlagen und Textbausteine wird die Arbeit im Quali­tätsmanagement vereinfacht und automatisiert. Eingerichtete Dokumentenbibliotheken geben Ihnen einen direkten Überblick über Ver­fahrens- und Arbeitsan­weisungen, Formblätter und Handbücher. Fristen und Wiedervorlage Termine sorgen dafür, dass Sie die Übersicht behalten.

Feature

• Vorgefertigte Prozesslösungen für Microsoft SharePoint
• Nahtlose Integration in die gewohnte SharePoint Anwenderoberfläche
• Erweiterung des SharePoint Standard-Leistungsspektrums um Funktionen im Bereich Workflow, ECM und Recherche
• Integrierter Aktenplan zur Abbildung von individuellen Datenstrukturen
• Anbindung unterschiedlicher Datenquellen wie Microsoft Dynamics, SAP ArchiveLink usw.