OEDIV digitalisiert sein Geschäftsmodell neu.
Die große Herausforderung für einen Managed Service Anbieter ist es, die Transparenz in den Finanzströmen darzustellen und die Vielfalt des Geschäftsmodells in smarten Paketen zu verbinden: Hardware, Lizenzen und zugeordnete Dienstleistungen.
Bei OEDIV werden zentral über die Oetker-Gruppe alle Artikel und Lizenzen über das SAP-System eingekauft. Die Rechnungsstellung der mehr als 400 Kunden der OEDIV innerhalb und außerhalb der Oetker-Gruppe benötigt aber eine feingranulare Umlegung der Kosten.
„Nur so können wir die Leistungen richtig weiterberechnen und kommen zu genauen leistungsbasierten Deckungsbeiträgen,“ sagt Iris Kramer, Abteilungsleiterin Finance & Controlling bei OEDIV und ERP-Projektleiterin. Bislang wurde das bei OEDIV hauptsächlich über Excel-Reports gelöst und ein einfaches System für die weitere Rechnungsstellung im SAP verwendet.
Geschäftsprozesse neu geschärft.
In Zukunft wollte OEDIV einen höheren Automatisierungsgrad bei der Rechnungsstellung und der buchhalterischen Zuordnung erreichen. Bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters kam sehr rasch die Erkenntnis, dass es keine Standardlösung für die Herausforderung von OEDIV gibt. „Wir haben mehrere Anbieter eingeladen, aber die meisten versuchten uns einfach auf deren Standard einer fertigungsbezogenen Auftragsabwicklung zu bringen. MODUS Consult erwies sich als einziger Anbieter von Anfang an aufgeschlossen, uns zu verstehen und die Kollegen waren jedes Mal auf den Punkt vorbereitet“, sagt Frau Kramer. „Gleichzeitig gingen sie ehrlich damit um, dass sie noch kein Projekt bei einem IT-Dienstleister umgesetzt hatten.“
Also war die Projektmethodik ein entscheidender Faktor für das Gelingen. In einer ersten Phase beauftragte OEDIV eine Konzepterstellung. „Diese Phase war sehr wichtig, aber auch durch die abstrakte Prozessdefinition sehr herausfordernd,“ sagt Iris Kramer. „So war es für uns sehr hilfreich, dass wir alsbald mit einem Prototyp in einem agilen Ansatz zu Sprints gewechselt sind.“ Dadurch konnten sich alle Projektbeteiligten viel besser vorstellen, wie die Abläufe konkret im System aussehen werden.
Eine IT-Architektur auf Basis Azure und Dynamics 365.
Bislang hatte die OEDIV mit einer sehr heterogenen IT-Landschaft ihre Dienstleistungen geplant und abgerechnet. Mit der Einführung von Microsoft Dynamics 365 FO, Dox42, PowerApp, LogicApp und SharePoint sollte ein durchgängiger Workflow für die Auftragsabwicklung, Abrechnung und das Projektcontrolling erstellt werden. Im Zentrum des Projekts stand, alle Aufträge als Service- und Dienstleistungsprojekte in Dynamics 365 FO mit einer eigenen Projektstruktur anzulegen und dort abzurechnen.
Die Herausforderung lag insbesondere darin, Dynamics 365 FO in eine bestehende Systemlandschaft zu integrieren, dabei jedoch stets darauf zu achten, dass die Anpassungsaufwände gering bleiben. Insbesondere mussten für die weitgehend automatisierte Abwicklung Schnittstellen und eine intelligente IT-Architektur geschaffen werden.
LogicApps und Dox42 verbessern den Rechnungsversand zu den Debitoren.
Beim Versand der Rechnungen setzt OEDIV auf die Nutzung von Dox42, um einerseits die Rechnungen zu erstellen und andererseits mithilfe von PowerApp Leistungsnachweise, Lizenztabellen etc. den Rechnungen automatisiert anzuhängen. Archiviert werden die Belege dann in SharePoint.
Um die Kostenkontrolle in allen Projekten zu gewährleisten, war eine Integration der SAP-Einkaufsbelege nötig. Da OEDIV seine Kreditorenbuchhaltung über das zentrale SAP der Oetker-Gruppe abwickelt, müssen die entsprechenden Einkaufsbelege und Verbräuche von SAP übertragen werden.
MODUS Consult hat hierbei einen umfangreichen Datenverarbeitungsprozess mit mehreren Anreicherungsschritten dazwischengeschaltet, um schließlich eine granulare Kostenkontrolle pro Projekt in Dynamics 365 FO zu gewährleisten. Einmal mehr kamen LogicApps und MS SQL-Skripte zum Einsatz.
„Das Team hat hier eine sehr intelligente Architektur erstellt und sicher durch alle Integrationstests gebracht“, sagt Projektleiter Philipp Weitz von MODUS Consult. Nicht nur die logischen Schritte der Rechnungslegung mussten gut durchdacht werden. Die Umlagen erzeugen auch Millionen Buchungszeilen, die den Integrationstest zur Herausforderung gemacht haben.
„OEDIV ist nun in der Lage, in sehr performanter Weise alle Rechenzentrumsleistungen und Serviceprojekte mit den internen und externen Kunden abzuwickeln“, so Philipp Weitz, Projektleiter bei MODUS Consult.
Mit Power BI (Business Intelligence) können jetzt zudem sehr komfortable und gut lesbare Auswertungen erstellt werden. Die große Nähe zur bekannten Excel-Oberfläche erleichterte dem Team von OEDIV die rasche Nutzung im Sinne eines Self-Service-BI.
Projektmanagement sehr ernst genommen.
„Aber auch bei OEDIV haben alle Key User das große Ziel aktiv unterstützt“, benennt Alexander Sawenko von MODUS Consult einen weiteren wichtigen Erfolgsfaktor.
Im nächsten Schritt führt OEDIV Dynamics 365 Sales ein, um den „Order to Cash“-Prozess durchgängig abzubilden, sodass von der Auftragsgewinnung bis zur Abrechnung alles in einem System erfasst ist.
Dazu gehören auch das Projektmanagement und der Service und Betrieb bei den Kunden.
„Wir starteten das Projekt mitten in der Corona-Zeit und fast alles musste remote durchgearbeitet werden. Aber die Projektdokumentation auf Seiten MODUS Consult bewahrte uns einen steten Überblick.“