ELO ECM Suite 12 – What’s new?

Seit Langem gewährleistet die Einbindung der ELO ECM Suite in die MODUS M365-Plattform ein Informationsmanagement auf höchstem Niveau. Jetzt ist mit der ELO ECM Suite 12 eine neue Version des Programms erschienen, die weitere Funktionen und noch größere Sicherheit bietet. Die Hauptaufgabe der ELO ECM Suite ist es, eine übersichtliche Datenverwaltung und eine schnelle Informationssuche zu ermöglichen. Das alles geschieht unter der Einhaltung höchster Sicherheitsstandards und dem Einbezug aller gesetzlicher Vorgaben wie beispielsweise der DSGVO. Klicken Sie hier für den Artikel zu ECM und revisionssichere Archivierung mit der ELO ECM Suite.

Update für mehr Sicherheit bei ELO

So sind durch das Upgrade auf ELO 12 ab sofort alle Module ausschließlich über einen durch das Upgrade installierten Proxyserver erreichbar. Dadurch findet keine direkte Kommunikation zwischen Clientkomponenten und Serverkomponenten statt, was die Sicherheit des Gesamtsystems noch einmal erhöht. Zudem wurde auch die Verschlüsselung überarbeitet. Die mehr als 16 Verschlüsselungskreise verschlüsseln Dokumente jetzt mit AES-256. Die bereits verschlüsselten Dokumente bleiben aber aus Kompatibilitätsgründen im alten Modus und werden separat in der Datenbank abgelegt und gekennzeichnet.

Statt mit Java Oracle Runtime Environment arbeitet die ELO ECM Suite in Zukunft mit der freien Alternative OpenJDK und ist somit nicht mehr auf eine Lizenz angewiesen. An sich bleibt dadurch in der Nutzung zwar alles wie gehabt, allerdings kann die Umstellung Auswirkungen auf individuell erstellte Scripte oder Software haben.

Alles neu – Und mobil für ELO ECM

Neu sind die mobilen Nutzungsmöglichkeiten über die ELO Mobile Apps. In der ELOac können bisher nicht mögliche Konfigurationen eingetragen werden, die dann über das Mobile Device Management an alle kompatiblen Endgeräte verteilt werden. Damit kann auch entschieden werden, ob dem Anwender nur die Suchfunktion oder auch das Archiv mobil zur Verfügung steht.

Auch der Desktop und der Web Client wurden mit dem Update überarbeitet. So ersetzt der neue ELO Desktop Client den bisherigen Microsoft Office Client. Dieser ist als Sidebar stets auf dem Desktop verfügbar und unterstützt Microsoft Office Anwendungen und den Windows Explorer. Der Web Client wurde in der Aufgabenansicht an den JAVA Client angepasst und durch Bereiche wie „zuletzt verwendete Dokumente“ ergänzt. Weitere Funktionen wie das direkte Ausführen von Druckaufträgen oder das Versenden von ELO Links erhöhen den Komfort des Web Clients enorm. Zukünftig soll dieser daher die wichtigste Arbeitsoberfläche in der ELO ECM Suite darstellen.

What else is new in ELO ECM Suite 12?

Neben diesen generellen Änderungen gibt es auch einzelne neue Funktionen. Dazu gehört die Erweiterung der Indexfelder in der Verschlagwortungsmaske von 50 auf bis zu 200. Auch ist mit dem Indexfeldtyp „Relation“ ein neuer hinzugekommen. Dieser verknüpft die Verschlagwortungsinformationen verschiedener Objekte.
Das neue ELO Smart Key Wording (ELOsk) unterstützt dabei die Anwender bei der manuellen Verschlagwortung. ELOsk führt eine Volltextanalyse durch und erkennt dabei Inhalte wie Adressen, Nummern und Bankverbindungen. Die Vorschläge können vom Anwender den Indexfeldern zugeordnet und via Klick übernommen werden.

Für die Nutzung verschiedener Objekte können Berechtigungen vergeben werden. Über den Buchstaben P (Permission) wird festgelegt, wer auf das Dokument Zugriff hat. Das Update ELO ECM Suite 12 verbessert das Informationsmanagement weiterhin, indem es neue Möglichkeiten eröffnet und Prozesse vereinfacht. Die Verbindung der Software mit MODUS M365 (ELOimo) funktioniert dabei so reibungslos wie bisher.
Aus der ELO ECM Suite heraus erfolgt der Zugriff auf den Microsoft Office Online Server. Im ELO Web Client können die Dokumente dabei entweder alleine oder gemeinsam online bearbeitet werden. Durch den neuen ELO Teamroom Client können zudem Projekte gemeinsam mit einem Partner oder einem Kunden bearbeitet werden.

Das Update ist seit Mai von ELO freigegeben, ab sofort ist das Update auch mit MODUS Consult möglich.
Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wenn Sie die aktuellen Vorteile von ELO ECM Suite 12 nutzen wollen.