Dokumentenmanagement

Automatische Ablagen, Rechnungsauslösung und Signierung unter Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben macht ELO zum stärksten Workflow-Manager für Dokumente.

Über 20 Jahre Ihr Branchenexperte.

Dokumentenmanagement mit ELO

Die ELO-Softwarelösungen unterstützen Sie dabei, Ihre papiergebundenen Arbeitsabläufe zu digitalisieren und zu automatisieren. Ihr Unternehmenswissen ist langfristig archiviert und jederzeit zugreifbar. Die elektronische Verwaltung von Unternehmensinformationen mit dem Elektronischen Leitz Ordner (ELO) schafft eine bessere Infrastruktur für sichere, schnelle, effektive und kostensparende Geschäftsprozesse. ELO Enterprise-Content-Management-Technologie (ECM) verfügt über alle Funktionalitäten zur effektiven Verwaltung, schnellen Nutzung und sicheren Kontrolle von Informationen jeglicher Form. Ein Wissensverlust durch Krankheitsausfälle oder das Ausscheiden von Mitarbeitern stellt kein Risiko mehr dar.

Enterprise-Content-Management von ELO umfasst alle Funktionen und Methoden zur effizienten Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung, Steuerung und Bereitstellung des gesamten Unternehmenswissens. Dieses Wissen steckt sowohl in den Köpfen der Mitarbeiter als auch in den unterschiedlichsten Geschäftsdaten und Dokumentenformaten. ELO ECM-Lösungen sind so konzipiert, dass sie die jeweils relevanten Inhalte, Geschäftsprozesse und Menschen zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen gezielt zusammenführen.

Das kann Dokumentenmanagement für Sie leisten! 

Kennen Sie das auch? Die stetig wachsende Papier- und digitale Datenflut kann nachteilige Szenarien im täglichen Arbeitsablauf von kleinen aber auch großen Unternehmen bedingen. ELO schafft Abhilfe:

Keine langen Suchzeiten mehr!

Viele analoge und digitale Dokumente werden heute in Unternehmen an verschiedenen Orten abgelegt. Das Ergebnis sind überquellende Aktenschränke und chaotische Mehrfachablagen im System.

Kein Zeitaufwand mehr für die Ablage!

Die klassische Ablage von Papierdokumenten sind heute häufig noch Aktenordner und Mappen mit dem Ergebnis, dass falsch abgeheftete Unterlagen kaum wieder auffindbar sind, die Papierarchive stetig wachsen und Platzmangel entsteht. Meist verwaltet nur eine Person die analogen Informationen und es entstehen umständliche Beschaffungswege.

Keine unnötigen zusätzlichen Belegkopien oder unnötiges Ausdrucken!

Mit Dokumentenmanagement brauchen Sie keine Ausdrucke von Tagesabschlusslisten und Buchungsjournalen oder anderen Dokumenten mehr. Sie sparen unnötige Druckkosten und zusätzlichen Papierverbrauch. 

Ihre Vorteile auf einen Blick: Zeit sparen, Kosten senken und rechtskonform arbeiten

  • Benutzerfreundliche intuitive Bedienung ohne großen Aufwand
  • Gewohntes Layout für eine schnelle Umstellung über passgenaue ELO Clients
  • Einfache Einbindung in die Microsoft Office Umgebung
  • Einbindung von externen Portalen wie z.B. SharePoint
  • Schnelligkeit bei der Suche und Ablage
  • Elektronische Optimierung von Geschäftsprozessen mit ELO Workflowkomponenten
  • Papierbelege vollautomatisiert verarbeiten mit integrierter Texterkennung (OCR)
  • Dokumente erzeugen mit integriertem Web Content Management
  • Anbindung von Außenstellen und Auslandsstandorten mit Multisprachfähigkeit
  • Rechtskonforme und sichere Aufbewahrung Ihrer geschäftsrelevanten Daten
  • Kontinuierliche Speicherung und Auslagerung von Dokumentenbeständen (Backups)

Volle Integration durch ELO Module und Schnittstellen

In der heutigen IT-Welt wird von einer Software erwartet, dass sie sich in das heterogene System-Umfeld integriert und flexibel auf die Kundenanforderungen reagiert. Idealerweise passt sich die Software dabei den Unternehmensprozessen an und nicht umgekehrt. Mit ELO erhalten Sie eine Systemplattform, mit der Sie nahtlos und effizient Ihre gesamte IT-Welt verzahnen.

Einzigartige und leistungsstarke Module wie z.B. der ELO Business Logic Provider (BLP) sorgen für die nahtlose Integration in Geschäftsanwendungen (wie ERP, CRM, CAD, E-Mail und Portal) und ermöglichen eine denkbar einfache Umsetzung unternehmensübergreifender Prozesse.

Basierend auf der ELO Produktfamilie stellt ELO darüber hinaus als Erweiterung noch eine Vielzahl von Modulen zur optimalen und maßgeschneiderten ECM-Lösung für Ihr Unternehmen zur Verfügung.

Für eine optimale Anbindung und Integration in vorhandene Anwendungen bietet ELO Schnittstellen zu allen gängigen Branchenlösungen und Softwareprogrammen sowie universelle Schnittstellen für die Anbindung individueller Anwendungen.

ELO Business Logic Provider

Das Modul ELO Business Logic Provider macht die Arbeit von Unternehmen einfacher. Der ELO BLP integriert sich nahtlos in führende Anwendungen wie ERP-, CRM- oder sonstige Systeme und bindet das ELO ECM-System reibungslos an. Der Anwender profitiert von einfach nutzbaren Informationen in seiner gewohnten Arbeitsumgebung und wird dabei optimal in seinen Geschäftsprozessen unterstützt. Dabei sorgt der ELO BLP für ein durchgängiges System, das die Erstellung, Bearbeitung, Speicherung und Ablaufsteuerung von Dokumenten und Dateien voll berücksichtigt. 

MODUS ECM Archi­ve­Link

Das von MODUS Consult entwickelte Modul ECM ArchiveLink schafft eine hoch­in­te­grierte Verbindung zwischen Micro­soft Dyna­mics NAV und dem ECM-System ELO. Damit steht den Anwendern die volle Funktionalität eines der modernsten DMS-Systeme zur Verfügung. Das Modul lässt sich in alle Microsoft Dynamics NAV-Umgebungen integrieren. ECM ArchiveLink verbindet die Vielzahl aller Informationen (Eingangs-, Ausgangs- und interne Dokumente) zu einem Geschäftsvorgang (z.B. Kundenakten, Projektakten).

Eine redundante Ablage wird verhindert und durch logische Links ersetzt. Durch die bekannte Benutzeroberfläche von Microsoft Dynamics NAV wird der Schulungsaufwand minimiert. Das Modul stellt verschiedene Customizing-Möglichkeiten bereit, um auch komplexeste Anforderungen abzudecken. Dokumentenbasierte Geschäftsprozesse werden optimiert.

Funktionen

  • Vollständige Integration in Microsoft Dynamics NAV
  • Automatische, serverbasierte Ablage und Indizierung von Belegen
  • Zuordnung von Dokumenten beliebiger Formate (z.B. E-Mail, CAD-Zeichnungen) zu Microsoft Dynamics NAV-Stamm- und Prozessdaten
  • Recherche und direkter Zugriff auf die Dokumente aus Microsoft Dynamics NAV
  • Workflow-Management
  • Rechts- und revisionssichere Langzeitarchivierung
  • Berücksichtigt die Anforderungen der GDPdU und GOBs
  • Verwendung asynchroner Basistechnologien (Webservices, Microsoft Message Queue)
  • Barcodeverarbeitung zur Indizierung externer Dokumente (z.B. Eingangsrechnungen)
  • Automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen
  • Serverbasierte E-Mail-Archivierung
  • Qualifizierte Signatur nach SigG

ELO-Module

Importieren & Verarbeiten

  • ELO Barcode - Mit ELO Barcode automatisieren Sie das zeitaufwendige Bearbeiten von Papierdokumenten. Gescannte Dokumente werden automatisiert verschlagwortet, einem Vorgang zugeordnet und archiviert.
  • ELO BLP - Mehrfach ausgezeichnete, einzigartige Lösung für ein ganzheitliches ECM. Konfiguration von Geschäftslogik und Prozessunterstützung per Design. Umfassende Integration von Business-Software (ERP, CRM etc.).
  • ELO Cold - Sichere Massendatenübernahme aus zentralen EDV-Applikationen. COLD indiziert und archiviert automatisch.
  • ELO DMS Desktop - Integriert das ELO Archiv in MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel). Verfügbar als kostenfreie Erweiterung der ECM Suite oder separat mit eigenständigem ELO-Archiv. Direkter Archiv-Zugriff bei gleicher Arbeitsumgebung.
  • ELO XML - Prozessautomatisierte Archivierung von Massendaten.

Erkennen & Klassifizieren

  • ELO DocXtractor - Intelligente, automatische Klassifizierung und Verarbeitung eingehender Dokumente.

Erstellen & Verwalten

  • ELO Fulltext - Volltextsuche inklusive OCR zur Gewinnung von Textinformationen aus Bilddateien.
  • ELO Signatur - Mit einfachem Mausklick, Dokumente qualifiziert elektronisch signieren und Signaturen überprüfen.

Speichern & Schützen

  • ELO Backup - Automatische Datensicherung und Mitführung der Dokumenten-Verschlagwortung.
  • ELO Notebook Client - Die volle ELO ECM Funktionalität für unterwegs.
  • ELO Replikation - Automatisierter Abgleich von Dokumenten und Daten zwischen mehreren Archivservern/Standorten.

Darstellen & Suchen

  • ELO Web Client - Ortsunabhängige Dokumentenverwaltung im World Wide Web.
  • ELO for Mobile Devices - Die maßgeschneiderte ECM-App für iOS, Blackberry und Android.
  • ELO Multi-Client - Breites Funktionsspektrum und intuitive Handhabung.

ELO-Schnittstellen

ERP

  • ELO Microsoft Dynamics NAV - Nahtlose Integration in die Microsoft Dynamics Navision Welt. Dokumente werden sicher erfasst und nach den Richtlinien der AO, GOBS und GDPdU im ELO archiviert.
  • ELO Microsoft Dynamics AX - Leistungsstarke Integration in die Microsoft Dynamics Axapta Welt. Sichere Erfassung und Archivierung der Dokumente in ELO nach den Richtlinien der AO, GOBS und GDPdU.
  • ELO for SAP - Leistungsfähige Anbindung an SAP ECC, komfortable Übernahme von SAP-Dokumenten in das ELO-Archiv.
  • ELO Sage - Leistungsstarke Anbindung von Sage an das ELO DMS. Fließende Prozesse und eine revisionssichere Archivierung sind dadurch gegeben.
  • ELO inforCOM - Nahtlose Verbindung in die inforCOM Welt. Dokumente werden sicher erfasst und nach den Richtlinien der AO, GOBS und GDPdU im ELO archiviert.

CRM

  • ELO Microsoft Dynamics CRM - Die Verbindung von ELO zum CRM System von Microsoft erweitert das Funktionsspektrum im Bereich Kundenverwaltung nachhaltig.

Portal

  • ELO for SharePoint - ELO for SharePoint verbindet das flexible Informationsportal Microsoft Sharepoint 2013 mit ELO und erschließt dem Anwender die Vorteile beider Welten.

E-Mail

  • ELO XC - Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort haben. ELO XC ermöglicht neben der automatischen und revisionssicheren Archivierung von E-Mails auch das E-Mail Management.

Kontakt

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