MODUS BUSINESS SUITE

Wir haben kombiniert und die besten Bausteine in einer Lösung vereint. Lernen Sie die MODUS BUSINESS SUITE kennen.

Über 20 Jahre Ihr Branchenexperte.

MODUS BUSINESS SUITE

Die effizienteste Plattform zur revisionssicheren Verwaltung und Archivierung sämtlicher Dokumente.

Die Produktlinie MODUS BUSINESS SUITE bietet Ihnen ausgereifte und lösungsorientierte ECM-Bausteine auf der Grundlage modernster Informationstechnik und strikt eingehaltenen internationalen Standards und ist eine der leistungsstärksten und effizientesten Plattform zur revisionssicheren Verwaltung und Archivierung sämtlicher Unterlagen, Belege und Dokumente aus dem Unternehmens- und Institutsumfeld.

Systemstruktur

Durch die in den MODUS BUSINESS SUITE Services enthaltene EAI-Schnittstelle (Enterprise Application Integration) integrieren Anwender unterschiedlichste anliefernde Systeme oder Scan-Verfahren wie SAP, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics CRM oder Microsoft Exchange und viele weitere nahtlos in ihre SharePoint-Umgebung. Damit ist eine direkte Übernahme der Nutz- und Metadaten sowie der Rechercheverfahren aus den genannten Systemen möglich. Medienbrüche zwischen den einzelnen Applikationen werden vermieden und Arbeitsprozesse optimiert.

Visualisierungssystem

Konkrete Informationen lassen sich im Handumdrehen durch integrierte Recherchefunktion herausfiltern und visualisieren. Neu importierte Dokumente werden automatisch mit den dazugehörenden Akten verknüpft. So minimiert sich der Arbeitsaufwand für die Datenhaltung und gleichzeitig erhöht sich die Effizienz in Teams und Abteilungen. Sämtliche Informationen zum jeweiligen Vorgang sind im direkten Zugriff.

Funktionalitäten

  • Ereignisorientierte Formatkonvertierung in die normierte Formate TIFF oder PDF/A via erweiterten Rendition-Service für nahezu alle Dateiformate (nicht nur Office, sondern auch technische Formate)
  • Schnelle Gesamtübersicht durch Mehrfachansichten und prozessbezogene Visualisierung von Dokumenten auf Basis des SharePoint-Aktenplanes
  • Annotationen für Dokumente
  • Voransichten (Thumbnails)

Applikationsübergreifend

Einmal im System verfügbar, bilden Anwender ihre Dokumente und Daten sowie die in ihrem Unternehmen bekannten, etablierten und prozessbezogenen Aktenstrukturen anhand des individuell anpassbaren Aktenplans (Records Organizer) ab. So behalten Sie stets den perfekten Überblick über beispielsweise Kunden-, Auftrags-, Produkt-, Projekt-, Versicherungs- oder Patientenakten.

Funktionalitäten

  • Flexible Konfiguration von prozessspezifischen Aktenplänen (Kundenakten, Auftragsakten, Versichertenakten, Patientenakten etc.)
  • Automatische Verknüpfung von importierten Elementen einer Dokumentenbibliothek in die Akten (SharePoint-Listen)
  • Vererbung von Metadaten zwischen Dokumenten und Listeinträgen
  • Standard-Webparts zur prozessbezogenen Visualisierung auf Basis der Akten (alle Dokumente auf einen Blick)
  • Zusammenfassung von Dokumenten aus unterschiedlichen Bibliotheken und Sites in einer Ansicht

Gesetzeskonform und revisionssicher

Dokumente, die archiviert werden, wandelt der integrierte „RenditionService“ in ein normiertes wie TIFF oder PDF/A um. Dadurch bleiben Dokumente auch dann noch lesbar, wenn die dazu gehörende Original-Applikation nicht mehr vorhanden ist. Somit ist es ein leichtes, mit den ECM-Services die Anforderungen des Gesetzgebers hinsichtlich Aufbewahrungsfristen von Dokumenten zu erfüllen.

Durch den voll in die Anwender-Oberfläche integrierten „Viewer“ lassen sich diese Dokumente ohne zusätzliche externe Applikation jederzeit wieder direkt in SharePoint anzeigen. Mehr noch: Gerade im Bereich der revisionssicheren Archivierung komplettieren die MODUS BUSINESS SUITE Services die SharePoint-Umgebung. Die enthaltenen Archivierungsmodule sorgen für die revisionssichere Archivierung von Dokumenten in Systemen wie NetApp, IBM, EMC Centera oder d.​cas.

Funktionalitäten

  • Interaktive und regelbasierte Archivierung von Dokumenten
  • Archivierung mit oder ohne SharePoint-Records Center
  • Universelle Archivierungsmöglichkeiten: kopieren oder Link erzeugen
  • Unterstützung unterschiedlichster zertifizierter Compliance-Plattformen (NetApps, IBM, Centera, d.​cas)

MODUS BUSINESS SUITE cold basis

MODUS BUSINESS SUITE cold konvertiert im Rahmen der elektronischen Archivierung alle Belege und Dokumente in international normierte, langzeitstabile Datenformate, überlagert die erforderlichen Formulare und steuert die automatische Generierung der Indexdaten für die Langzeitarchivierung.

MODUS BUSINESS SUITE cold separiert alle Dokumente aus der Spool-Datei nach flexibel zu definierenden Referenzinformationen. Die Dokumente können im Originalformat archiviert werden oder in ein normiertes, langzeitstabiles Format (TIFF oder PDF) konvertiert werden.

Funktionalitäten

  • Flexible dokumentartbezogene (belegbezogene) Zuordnung von Formularen
  • Flexible seitenweise Zuordnung von Formularen
  • Flexible, sprachkennzeichengesteuerte Zuordnung von Formularen
  • Archivierung der aufbereiteten Dokumente – keine weitere Formularverwaltung erforderlich
  • modularer Aufbau: genaue, individuelle Anpassung

Weitere MODUS BUSINESS SUITE Lösungspakete

Aufbauend auf den MODUS BUSINESS SUITE Services for your SharePoint bieten die MODUS BUSINESS SUITE Ihnen unterschiedliche vorgefertigte Lösungspakete für verschiedenste Szenarien in Ihrem SharePoint Server wie beispielsweise Vertragsmanagement, Qualitätsmanagement, Patent Management oder die Eingangsrechnungsverarbeitung. Automatisieren und optimieren Sie so Ihre Prozesse und Arbeitsabläufe. Voraussetzung für den Einsatz der IW Business Suite Solutions sind die MODUS BUSINESS SUITE Services for SharePoint. Eingangsrechnungen per Workflow automatisch verteilen, prüfen und freigeben; im Rechnungsmonitor verfolgen sowie zur Übergabe an ein ERP System vorbereiten?

Ganz einfach mit der MODUS BUSINESS SUITE Solutions Eingangsrechnungsverarbeitung. Verträge erstellen, verwalten und gemeinsam bearbeiten und das in Zusammenhang mit Microsoft SharePoint – das bietet Ihnen das Modul für Vertragsmanagement der MODUS BUSINESS SUITE Solutions. Mit diesem Modul erstellen Sie auf Knopfdruck schnell und komfortabel neue Verträge, integrieren verfügbare Ressourcen wie Kundendaten in Ihre Formulare und Textbausteine und überwachen sogar die Versionen Ihrer Verträge. Die bei einem Qualitätsmanagement anfallenden Daten und Dokumente verwaltet die QM-Lösung der IW Business Suite Solutions anhand vorgefertigter Leitwege. Über mitgelieferte oder individuell konfigurierbare Vorlagen und Textbausteine wird die Arbeit im Qualitätsmanagement vereinfacht und automatisiert. Eingerichtete Dokumentenbibliotheken geben Ihnen einen direkten Überblick über Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Formblätter und Handbücher. Fristen und Wiedervorlagetermine sorgen dafür, dass Sie die Übersicht behalten.

Funktionalitäten

  • Vorgefertigte Prozesslösungen für Microsoft SharePoint
  • Nahtlose Integration in die gewohnte SharePoint Anwenderoberfläche
  • Erweiterung des SharePoint Standard-Leistungsspektrums um Funktionen im Bereich Workflow, ECM und Recherche
  • Integrierter Aktenplan zur Abbildung von individuellen Datenstrukturen
  • Anbindung unterschiedlicher Datenquellen wie Microsoft Dynamics, SAP ArchiveLink usw.

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