Papierakten adé.

Jeder kennt es: Schränke voller Aktenordner, die Suche nach dieser einen Rechnung, Chaos auf dem Schreibtisch.
Das können Sie ändern: Digitale Akten ersetzen nicht nur die Papierordner, auch Emails, Belege und weitere Dokumente sind direkt am richten Platz hinterlegt.
Warum Sie auch in Ihrem Unternehmen digitale Akten nutzen sollten?
Wir zeigen Ihnen hier einige Mehrwerte.

Immer vollständige Akten. Über Systeme hinweg.

Dokumente und Belege sind überall zu finden: Im ERP- oder Fibu-System, in Aktenschränken, in Mailings.
Und dann noch in vielen unterschiedlichen Formaten.
Mit digitalen Akten gibt es nur noch einen Speicherort.
Alle Dokumente – egal welches Format – werden dort zentral abgelegt.
Dieser Vorgang läuft automatisch oder halbautomatisch und sorgt damit für eine einheitliche Ablagestruktur.

Zugriff. Egal von wo.

Der Arbeitsort ist mobil geworden. Unternehmen haben verschiedene Niederlassungen, Mitarbeitende arbeiten aus dem Homeoffice oder sind unterwegs.
Damit hat sich auch die Nutzung von Dokumenten geändert.
Die Möglichkeit mobil und von jedem Gerät aus auf Inhalte zugreifen zu können, ist sehr wichtig und erleichtert den Arbeitsalltag stark.

Zugriffe erteilen. Oder Beschränkungen einrichten.

Zugriffberechtigungen müssen in digitalen Akten nicht mehr umständlich von der IT-Abteilung eingerichtet werden. Schon bei der Erstellung eines Dokuments werden die Berechtigungen entweder automatisch oder manuell eingestellt. Die Zugriffe können dabei für eine ganze Akte oder auch für einzelne Belege individuell freigegeben werden. Jeder Anwender sieht damit nur das, was er sehen soll. Trotz dieser Flexibilität der Einstellungen ist Ablage zentral und in einheitlichen Akten.

Datenschutz immer erfüllt.

Die DSGVO-Anforderungen lassen sich in digitalen Akten schnell umsetzen.
Zugriffe lassen sich problemlos steuern: Über Gruppenrechte oder individuelle Zugriffe.
Dokumente können natürlich auch verschlüsselt werden.
Gerade in der Personalabteilung oder bei Unterlagen der Geschäftsführung ist dies eine wichtige Anforderung.

Suchen kann so einfach sein.

Kein Blättern mehr in Papierunterlagen.
Durch eine zentrale Suche werden Sie schneller fündig: alle Dokumentenarten können durchsucht werden, egal ob Mail, Datei oder ein selbst erstellter Beleg.
Ist das Suchergebnis zu groß?
Über Filtermöglichkeiten kann die Suche präzisiert und weiter eingeschränkt werden.

Immer die aktuellste Version parat.

Sind hier die Änderungen schon drin? Bis ein Dokument final ist, wird es meistens von mehreren Personen bearbeitet und abgeändert. Durch die zentrale Ablage der digitalen Akte entsteht keine Verwirrung mehr, denn die Versionierung erfolgt automatisch. In der Anwendung wird Ihnen immer zuerst die aktuell gültige Version angezeigt. Außerdem ist nachvollziehbar, wann etwas von wem geändert wurde. Auch frühere Versionen sind weiterhin einsehbar.

Gesetzliche Anforderungen einhalten.

Die automatische Versionierung der Dokumente bietet noch mehr Vorteile: Jede Version ist unveränderbar gespeichert – und damit revisionssicher abgelegt. Alle Änderungen und beteiligten Personen sind automatisch hinterlegt.

Die Daten sind gesichert.

Die Datensicherung sollte immer gewährleistet sein. Aber ganz ehrlich: Haben Sie jemals eine papierhafte Akte kopiert?
Mit digitalen Akten müssen Sie sich um die Sicherung der Daten keine Gedanken mehr machen.
Alle (gescannten) Dokumente werden täglich automatisch gesichert.
Damit geht nichts verloren und auch Jahrzehnte später haben Sie Zugriff auf alles, was Sie gerade benötigen.

Kosten werden reduziert.

Die Kosten reduzieren sich, obwohl ein neues System implementiert werden soll? Ja, mit digitalen Akten können Sie tatsächlich sparen. Aktenschränke, Archivräume und die Ordner mit dem Papier, Registerblättern sowie die Druckkosten – hier werden die Aufwände extrem reduziert. Eine Einsparung ergibt sich aber auch aus der gesteigerten Effizienz: Die Suche nach passenden Dokumenten und die Verwaltung sind mit einem Dokumenten Management System deutlich schneller erledigt.

Digitale Zukunft im Büro.

Papierhafte Akten auf digital umzustellen ändert interne Abläufe.
An welchen Stellen Prozesse digital abgebildet werden, ist ganz vielfältig: Sei es die Eingangsrechnung in der Finanzbuchhaltung, die Personalakte im HR oder Verträge mit Kunden und Lieferanten.

Wie möchten Sie ihr Unternehmen zukünftig digital aufstellen?
Lassen Sie uns Ihre Pläne zusammen besprechen.