Projekt 1: Dokumentenautomatisierung mit „Hole-Mail“-App
Das drei Vollzeit-Mitarbeiter täglich mehrere Stunden damit verbringen, eingehende Bestellungen in die richtigen Kanäle zu leiten, war Thorsten Holl, Leiter der Abteilung Vertrieb Deutschland IT-Prozess und Ordermanagement bei fischer ein Dorn im Auge. Diese, sich täglich wiederholende Aufgabe sollte automatischer ablaufen, um die Mitarbeiter von dieser eintönigen Tätigkeit zu entlasten.
In der Vergangenheit konnten Bestellungen nicht immer eindeutig als solche erkannt werden. Somit musste jede Mail geöffnet und gesichtet werden, bevor diese in einen Auftrag umgewandelt werden konnte.
Heute treffen die Bestellungen über eine einheitliche E-Mail-Adresse ein. Die verantwortlichen Mitarbeiter haben alle auf dieses Postfach Zugriff. Eindeutig zu erkennende Bestellungen werden vom System automatisch in Aufträge umgewandelt und in das Warenwirtschaftssystem überführt.
Durch die Dokumentenerkennung, die über Microsoft Power Automate erfolgt, muss das Dokument nicht mehr geöffnet werden, sondern wird automatisiert an der richtigen Stelle abgelegt. Dokumente, die nicht erkannt werden, müssen noch durch die Mitarbeiter bearbeitet werden. Allerdings erfolgt jetzt eine Verschlagwortung, damit das System mehr und mehr lernt, um welche Art von Dokument es sich handelt, damit es beim nächsten Mal in die Automation läuft.
Erfreulich war, dass die Erkennungsquote beim Start des Projektes bereits 73 Prozent betrug. Aktuell liegen wir bei über 85 % automatische Weiterverteilung.
Komponenten:
- Microsoft Power Plattform
- Microsoft Power Automate
- Microsoft Power Apps
Mit Hilfe eines über die Power App eingebrachten Zeitstempels bzw. Zählers, können die Mitarbeiter immer sofort erkennen, wie viele Mails im Postfach hängen geblieben sind und noch persönlich bearbeitet werden müssen.
Jährlich verarbeitet fischer einige Millionen Auftragspositionen, von denen der wesentliche Teil elektronisch – über EDI-Schnittstellen – eintrifft.
Im Ordermanagement kommen davon pro Jahr weit über 50.000 Mails als Bestellung an. Diese können, dank der Dokumentenautomatisierung jetzt mehrheitlich automatisch verarbeitet werden.
Projekt 2: Sichere Vertriebsabschlüsse mit Hilfe einer App
Im ersten Quartal des neuen Jahres geht es bei den Außendienstmitarbeitern und im Innenvertriebsdienst hoch her. Jetzt heißt es, die Konditionen für das nächste Geschäftsjahr mit den Kunden zu verhandeln.
Damit die Vertriebler bestens vorbereitet in die Verhandlungen einsteigen können, müssen viele Informationen zusammengetragen werden:
- Welche Umsätze hatte der Kunde?
- Sind die Umsatzziele erreicht worden?
- Welche Sondervereinbarungen gibt es mit dem Großhändler?
- Wie sind die aktuellen Preisinformationen und Preisstaffelungen für Produkte?
- Und wie hoch sind die, sich ständig ändernden, Transport- und Logistikosten?
All dies stellten die Mitarbeiter im Innendienst für die Kollegen zusammen. Das bedeutete mühsame Vorarbeit, bevor überhaupt das Gespräch mit dem Kunden vereinbart werden konnte.
„Wir wollten den Außendienstlern die Arbeit erleichtern, die Prozesse verschlanken und die Abschlüsse sicherer machen“, berichtet Thorsten Holl, der das Projekt initiiert und koordiniert hat. Über eine App sollten die benötigten Informationen aus dem System bereitgestellt werden. Um die Voraussetzungen zu schaffen, musste die technologische Verknüpfung zwischen den IT-Systemen von fischer und die Bedingungen für die App zusammenpassen. Interne Strukturen wurden neu überdacht, damit Lizenzen und Berechtigungen vergeben werden konnten.
Auch ging es um die Festlegung von Kriterien für die Gespräche: Setzt der Händler Verkaufsförderungsaktionen um? Nimmt er neue Sortimente auf? Kann er neue Handwerker benennen, die die fischer-Produkte verwenden? Diese und weitere Anforderungen galt es zu bestimmen.
Zu den Inhalten und der Technik gab es viele Abstimmungstermine, die MODUS Consult zum Teil moderiert und kanalisiert hat.
Im Winter 2021 wurde die App, in einer Testphase auf die schon vorhandenen iPads aufgespielt, mit deren Hilfe die Gespräche geführt werden konnten. Die jeweiligen Informationen über die Fachhändler waren hier abrufbar, neue Vereinbarungen konnten direkt hinterlegt werden, der Kunde und Außendienst konnten diese Vereinbarung auf dem Tablet direkt unterzeichnen und nach interner Freigabe erhielt der Kunde sofort eine PDF-Datei mit vereinbarten Maßnahmen und Zielen.
Und nicht nur der Außendienst erfuhr durch dieses System eine Entlastung:
Die Innendienst-Mitarbeiter müssen die Informationen nicht mehr zusammentragen und gleichzeitig lässt sich über das System transparent sehen, welche Vereinbarungen bereits geschlossen sind und welche noch fehlen. Die Statusabfrage „offen“, „in Bearbeitung“, „zur Genehmigung“ etc. sorgt hier für eine hohe Transparenz.
Ein weiterer Vorteil ist, dass dieses System wiederverwendbar ist und nicht jedes Jahr neu programmiert werden muss, denn die Informationen, die im ERP-System von fischer vorhanden sind, werden in der App bereitgestellt.
„Es fasziniert mich, wie schnell Prozesse automatisiert werden können!“