Essen und Trinken mit Sinn
Fair Trade ist nicht nur Teil, sondern Kern der GEPA-Unternehmensphilosophie. Damit unterscheidet sich das 100-prozentige Fair Handelsunternehmen von anderen Anbietern, die nur einen Teil ihres Sortiments fair zertifizieren lassen. Neben der Aufgabe, den Produzentenorganisationen in den Herkunftsländern faire Konditionen zu bieten, zählt zu den Hauptzielen der GEPA hier in Deutschland das Bewusstsein für fairen Handel im alltäglichen Einkaufsverhalten zu stärken. Die Konsumentinnen und Konsumenten achten heute zwar viel bewusster auf die Herkunft und Herstellungsbedingungen von Produkten – zugleich gibt es gerade in Deutschland jedoch ein starkes Preisbewusstsein.
Für die GEPA ergeben sich so zwei Herausforderungen: Durch kluges Management, sehr große Flexibilität und situative Kompetenz einerseits die Einkaufsbedingungen fair zu halten und andererseits die sehr unterschiedlichen Anforderungen des Fach- und Lebensmitteleinzelhandels zu erfüllen.
Die digitale Transformation dient der Wettbewerbsfähigkeit
Die GEPA hat sich ganzheitlich im Unternehmen einem Wandlungs- und Modernisierungsprozess gestellt. „Wir haben erkannt, dass wir viele Prozesse transparenter, kollaborativer und flexibler gestalten müssen, um den Herausforderungen eines sich wandelnden Marktes und Absatzkanals gerecht zu werden“, sagt Joachim Hubinger, Leiter IT und Organisation bei GEPA.
Mit dem Erfahrungsschatz aus Pharma- und Automotive-Industrie im Hintergrund widmet Hubinger sich seit 2014 dem digitalen Wandel im Unternehmen. Die GEPA ist stolz darauf, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dem Unternehmen so langfristig verbunden sind. Das gemeinsame Wissen galt es zu nutzen und die Veränderung bewusst zu gestalten, sodass die Chancen auf verbesserte Abläufe letztendlich allen zugutekommen.
Ein zentraler Baustein in dieser Transformation war es, die IT-Landschaft aus einer über 30 Jahre gewachsenen ERP-Anpassung auf eine moderne Business-Plattform zu heben. Der Fair Trade-Pionier hat sich für Microsoft als strategische Plattform entschieden und zunächst Exchange und Office durchgängig für die 170 Mitarbeitenden eingeführt. Im nächsten Schritt evaluierte das GEPA-Team ein neues ERP-System. „In der finalen Entscheidung zwischen SAP und Microsoft Dynamics waren für uns zwei Beweggründe ausschlaggebend: Erstens versprachen wir uns mit Microsoft Dynamics einen Vorteil bei der Schulung der Mitarbeiter, da die Oberfläche der schon bekannten Office-Umgebung ähnlich ist. Zweitens – und letztlich noch bedeutender – entschieden wir uns für Microsoft und MODUS Consult aufgrund der Branchenlösung FOODVISION.“ FOODVISION auf der Basis Microsoft Dynamics AX 2012 bot die größere Abdeckung der vielfältigen Anforderungen.
Komplexe Abschreibungs- und Bewertungslogik
Zentral für GEPA ist eine monatliche Bewertung aller Lagerbestände.
"Durch die ständige Warenbewegung durch Zu-, Um- und Auslagerung von Roh- und Fertigwaren haben wir einen permanenten Warenfluss, der natürlich auf Artikel- und Chargenebene zu Wertveränderungen führt. Für ein frühzeitiges Erkennen der korrekten Warenbewegungsbuchung ist daher ein kontinuierlicher Abgleich zwischen Lager- und Buchwert unerlässlich.
„Für die Planung und Margenermittlung ist das unser Schlüsselprozess“, erläutert Hubinger. Damit dieser immer auf realen Zahlen beruht, ist es notwendig die Lagerbewegungen und Wertveränderungen im System konform zu halten. Dies ist nur mit einem integrierten System möglich.
Die Sicherstellung der uneingeschränkten Rückverfolgbarkeit stellt eine weitere Hürde dar, deren Darstellung im System unabdingbar ist. Dies gilt umso mehr, da größtenteils bei der GEPA Lebensmitteln mit nur mittlerer Haltbarkeit vertrieben werden. Um nicht zu große Mengen mit überschaubarer Mindesthaltbarkeit (MHD) in den Umlauf zu bringen, werden häufig kleinere Chargen geplant und produziert. Damit wird der Abschreibungsbedarf durch abgelaufene MHD deutlich reduziert.
„Nachdem wir die ersten Herausforderungen bei der Einführung von FOODVISION 2017 gemeistert hatten, konnten wir von der IT-Abteilung zum ersten Mal in den Weihnachtsurlaub gehen. Vorher waren Jahresabschluss und Inventur jährlich auch aus IT-Sicht ein enormer Kraftakt“, so Hubinger. Aus dem integrierten System heraus stehen zudem jederzeit die notwendigen Informationen zum Kunden, zum Auftrag oder zum Artikel zur Verfügung. Alle mit dem System arbeitenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können schnell und flexibel auf den wachsenden Informationsbedarf reagieren. Damit hat die GEPA ein wesentliches Ziel der ERP-Einführung erreicht.
Unterschiedliche Prozesse in der Supply Chain und im Absatzkanal
Microsoft Dynamics verschafft der GEPA die Flexibilität, die sich aus dem spezifischen Geschäftsmodell des Fairen Handels ergeben. Hauptsächlich erwirtschaftet die GEPA ihren Umsatz mit Kaffee und Schokolade und weiteren Lebensmitteln wie z.B. Tee, Honig, Wein, Reis und Quinoa, aber auch Handwerksprodukte wie Schals oder Wohnaccessoires zählen zur breiten Auswahl des Fair Handels-Unternehmens. Zudem verkauft die GEPA Rohwaren teils direkt ins Ausland. Die GEPA veredelt die Rohware nicht selbst, sondern kooperiert mit mittelständischen Verarbeitern in Deutschland und Europa – ca. 40 Lebensmittel sowie alle Handwerksprodukte werden komplett im Ursprungsland hergestellt. Die fertige Ware wird später eingelagert, um sie dann entweder den Weltläden, dem Lebensmittel, Bio- und Naturkosthandel (LEH) sowie im Endkunden-Onlineshop oder im Bereich Außer-Haus-Service weiterzuverkaufen.
„Während wir mit dem LEH alle Facetten des EDI, der Sammelrechnung und Abladestellen bespielen, läuft der Prozess mit den kleineren Wiederverkäufern meist via Online-Shop, Fax oder Telefon.“ Das Herzstück der Auftragsabwicklung am Standort Wuppertal ist die effiziente Abwicklung dieser Multichannelprozesse in der Logistik. Im Zentrallager werden mit Scannern alle Waren und Ladungsträger durchgängig verwaltet, kommissioniert und versendet. Im angeschlossenen Werksverkauf sind Kassen als Filial-Prozesse integriert.
In der Produktionsplanung entschied man sich dafür, das Planungstool BOARD mit Microsoft Dynamics zu kombinieren. Gerade in der Zusammenarbeit mit dem LEH ist es wichtig, die Anforderungen hinsichtlich Angaben zur Rezeptur, Restlaufzeiten etc. zu beachten. Die Möglichkeit der merkmalbasierten Pflege von Ersatzstücklisten ist dabei ein wichtiger Punkt.
Change Management als Herausforderung
Die Überleitung der Stammdaten vom Altsystem in das neue ERP wurde solide geplant und abgebildet. Die Abschlussbuchungen im Altsystem sowie die Einstandsbuchungen darüber hinaus durch unseren Wirtschaftsprüfer begleitet und mit einem entsprechenden Testat versehen.
Die GEPA führte schließlich zum 1. Juni 2017 im laufenden Betriebsjahr das System ein und war - bei nur einem Tag Ausfallzeit für die Migration – von Beginn an liefer- und abrechnungsfähig. Alles in allem war die Einführung der End-to-End-Prozesse eine große Umstellung für die GEPA-Organisation. Am Ende war es wichtig, die Neuerung in einer ruhigen Betriebsphase einzuführen – in Spitzenzeiten werden bei der GEPA 700 Aufträge am Tag versendet.
Zentraler Erfolgsfaktor waren hier zum einen die Key-Userinnen und -User aus den Fachabteilungen, die die abteilungsinternen Vorgänge bestimmt und begleitet haben. Zum anderen spielten die Prozessbetreuerinnen und -betreuer aus der IT & Organisation eine wichtige Rolle hinsichtlich der abteilungsübergreifenden Prozesskoordination und deren Umsetzung. „Ich bin sehr froh, dass wir intern, aber auch mit den Beratern von MODUS Consult ein starkes Projektteam hatten, sodass wir innerhalb von 15 Monaten das System einführen konnten. Jeder, der sich mit größeren Softwareprojekten beschäftigt weiß, dass diese an anderer Stelle auch weit größere Probleme bis hin zu temporärem Stillstand von ganzen Betrieben verursacht haben“, erläutert Matthias Kroth, Kaufmännischer Geschäftsführer der GEPA.
Bei einem derart komplexen Projekt bleiben Anfangsschwierigkeiten nicht aus. Diese wurden durch das Fair Handelsunternehmen zwar Schritt für Schritt angegangen, jedoch standen sowohl von interner als auch von externer Seite hierfür nicht immer die erforderlichen Kapazitäten und Expertisen bereit. Mit steigendem Auftragsvolumen zeigten sich zudem Probleme mit der System-Performance, an deren Lösung bis heute gearbeitet wird. „Wir sind der Modus Consult sehr dankbar dafür, dass hier nicht nur die Verantwortung übernommen, sondern ebenso gemeinsam auf höchster Ebene mit Microsoft an einer Problemlösung gearbeitet wird“, so Kroth.
„Ungeachtet dessen konnten wir nach der Einführung eine Vielzahl weiterer Anforderungen unserer Großkunden flexibel umsetzen und sind weiterhin in der Lage, den modernen Digitalisierungsprozess zu gestalten. Hierzu zählen auch die Anbindung von weiteren Bestell- und Informationsplattformen“, benennt Hubinger den Erfolg des ERP-Einführungsprojektes mit FOODVISION auf der Basis Microsoft Dynamics.