Mit Qlik mehr Zeit für die wichtigen Dinge bei OKA Büromöbel

Designerstücke mit Wohlfühlatmosphäre, das ist die Spezialität der 1858 gegründete OKA Büromöbel GmbH & Co. KG. Die rund 160 Mitarbeiter agieren aus Ebersbach-Neugersdorf und erwirtschafteten 25 Mio Euro im Jahr.

Der Büromöbelhersteller produziert eine Vielzahl an Varianten in kleinen Losgrößen und muss gleichzeitig kostengünstig eine optimale Produktqualität und Termintreue gewährleisten, um seine Markposition zu sichern und auszubauen. Das Sortiment umfasst rund 6.000 Basisartikel in 15 Serien. Dabei stellt das Unternehmen durchschnittlich drei bis fünf, in Einzelfällen aber sogar bis zu 40 verschiedene Varianten pro Artikel zur Verfügung. Um den Anforderungen an eine effiziente Produktion gerecht zu werden, setzt OKA auch auf moderne IT-Lösungen. So wurde zunächst die Branchenlösung MODUS FURNITURE als ERP- System mit einer variantenorientierten Prozesslogik eingeführt. Hierauf aufbauend kam die Business Intelligence Lösung Qlik(View) zum Einsatz. Diese Lösung sollte die bisher mit hohem manuellen Aufwand in Excel oder Access umgesetzten und unflexiblen Reports ersetzen.

 „Mit Qlik(View) steht uns ein Instrument zur Verfügung, das uns in der komplexen Variantenfertigung schnell, unkompliziert und kontinuierlich auf Basis aktueller Produktionsdaten die Grundlagen für unsere Entscheidungen in der Produktplanung liefert“, so Bettina Trenkler, Leiterin EDV, OKA Büromöbel GmbH & Co. KG.

Ausschlaggebend für Qlik(View) war der einfache und präzise Datenzugriff auf eine Vielzahl von Unternehmensdaten. Das gesamte Datenvolumen aus beliebigen Quellen kann ohne eine Voraggregierung der Daten bis auf Transaktionsebene analysiert werden. Entscheidend waren außerdem die unkomplizierte, schnelle Implementierbarkeit und die günstige Kostenstruktur.

Der QlikView Elite Solution Provider MODUS Consult überzeugte durch seine hohe, bereits im für OKA realisierten ERP-Projekt bewiesene Branchenfachkompetenz im Bereich der Variantenfertigung und umfassende BI-Expertise.

Der interne Schulungsbedarf für die Standard-User war mit einem Zeitaufwand von rund einer Stunde minimal, da die Datenanalyse mit QlikView weder spezielles Expertenwissen noch aufwendigen Support durch die IT-Abteilung erfordert. Aktuell setzen 25 Mitarbeiter QlikView-Applikationen in verschiedenen Bereichen für die Auswertung von rund 90 GB Daten aus MS Dynamics NAV und Excel ein.

Die umfangreiche Anwendung stellt eine Auswertungsapplikation für die Varianz von Fertigungslinien dar. „Diese Applikation ist für uns im Rahmen der in der Variantenfertigung hoch komplexen Kalkulation und Kapazitätsermittlung strategisch von größter Bedeutung“, betont Bettina Trenkler, Leiterin EDV bei der OKA Büromöbel GmbH & Co. KG.
„Wir sind erstmals in der Lage, unsere Fertigungslinien umfassend auch auf der Ebene von Varianten und Sachmerkmalsausprägungen zu analysieren.“ Eine Vertriebsapplikation ermöglicht Einblicke in Umsatz- und Kundenstrukturen. Zusätzlich erhält das Produktmanagement Informationen darüber, welche Varianten gut, welche schlecht von den Kunden angenommen werden. Mit einfachen Top 10 Listen erhält sowohl der Vertrieb als auch das Produktmanagement eine schnelle Übersicht über den Produktverkauf. Dem Außendienst steht eine gesonderte Applikation zur Verfügung, über die der Zugriff analog individueller Nutzerrechte geregelt wird.

Der Einkauf kann per Exportbutton Reports zu den Lieferanten direkt in entsprechende Verzeichnisse generieren. Insgesamt sorgen die neuen durch QlikView ausgelösten Workflows für 60% weniger Zeitaufwand für Analyse- und Reporting-Anforderungen in der IT- Abteilung.
Künftig wird dem Außendienst Qlik auch mobil per iPad zur Verfügung gestellt.

„Mit dem Einsatz von Qlik(View) hat sich unsere Aussagefähigkeit im Bereich der vorgelagerten Prozesse deutlich verbessert. Wir sind schneller und präziser informiert. Darüber hinaus konnten wir sehr viele manuelle Listen und den damit verbundenen hohen zeitlichen Aufwand für die Datenerhebung komplett abschaffen.“ freut sich Bettina Trenkler, Leiterin EDV, OKA Büromöbel GmbH & Co. KG.