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MODUS Invoice

Eingangsrechnungen effizienter bearbeiten

Haben sie immer das Skonto im Blick? Liegen alle Rechnungen rechtskonform ab? Wissen Sie, wer gerade welche Rechnung prüft? Eine standardisierte Eingangsrechnungsprüfung spart Geld, schont Ressourcen und sichert die Dokumentationspflichten.

09.11.2017

 

Heutzutage werden immer noch viele Rechnungen papiergebunden an die Kunden gestellt. Die Unternehmen müssen diese und auch die digital versendeten Rechnungen schnell prüfen um Skonto-Vergünstigungen einzuhalten. Auch der Dokumentationspflicht ist nachzukommen, denn bei Betriebsprüfungen muss jeder einzelne Schritt der Rechnungsbearbeitung nachvollziehbar sein. Die Freigaben nach dem Mehraugenprinzip sind mit Rechnungskopien und den zugehörigen Dokumenten aufwendig und bergen die Gefahr von langen Liegezeiten. Um diesen wichtigen Arbeitsprozess effizienter aber dennoch sicher zu gestalten gibt es die Eingangsrechnungsverwaltung.

 
Ob Ihre Rechnungen im Papierformat, PDF, ZUGFeRD, EDI oder per E-Mail bei Ihnen eintreffen spielt keine Rolle. Mit MODUS Invoice nutzen Sie eine komfortable Arbeitsoberfläche welche Ihnen ermöglicht, die Erfassung, Überprüfung, Zuordnung der Kostenstellen und Freigabe zu steuern. Über den Einsatz einer OCR-Software und der engen Verzahnung mit Ihrer ERP Lösung kann die Validierung der Inhalte erfolgen und auf Wunsch auch vollautomatisiert gebucht werden.

 
Beschleunigen Sie Ihre Prozesse und erfüllen Sie gesetzliche Vorgaben.

 

Mit MODUS Invoice beschleunigen Sie die Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen, Sie erfüllen die rechtlichen Anforderungen und haben jederzeit Einblick in die Arbeitsschritte.

Die Archivierung erfolgt rechtskonform und nach den zuvor mit Ihnen festgelegten Parametern. Die Vergabe der Suchbegriffe ist von Ihnen genauso definierbar wie der Verarbeitungsprozess mit verschiedenen Freigabeszenarien.
 
Die Überprüfung der Rechnungsbelege, ob die notwendigen Rechnungsinformationen vorhanden, vollständig und korrekt sind, ist selbstverständlich Bestandteil von MODUS Invoice. Zur fachlichen Freigabe wird anschließend die Rechnung an die richtige Abteilung oder den richtigen Sachbearbeiter weitergeleitet.
 
Erleichtern Sie Ihren Kollegen und sich die tägliche Arbeit indem Sie Workflows definieren, die zum Beispiel Bearbeitungszeiten mit Eskalationsszenarien für die Einhaltung von Skontofristen berücksichtigen, oder bei festgelegten Betragsschwellen weitere Prüfer hinzuziehen.
 
Nachdem die Daten überprüft und freigegeben wurden, werden die Informationen Ihrem ERP oder Ihrer Finanzbuchhaltungslösung zur Verfügung gestellt. Alle extrahierten Informationen werden nach Ihren Anforderungen bis hin zur automatischen Verbuchung weiterverarbeitet.
 

Ihr Vorteil:
Sie senken die Durchlaufzeiten und stellen die Einhaltung von Fristen sicher. Sie haben jederzeit Einblick in den Bearbeitungsstatus und erfüllen nebenbei interne wie externe Compliance-Anforderungen.