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300 Mitarbeiter leben Cloud-Lösung

Office 365 und SharePoint Online im Einsatz für 300 Mitarbeiter an sieben Standorten. Eine Evaluation...

25.09.2018

  

Wie arbeiten 300 Mitarbeiter an sieben Standorten mit weiteren Herausforderungen wie Home-Office und Gleitzeiten effektiv zusammen? Mit dieser Frage beschäftigt sich das Unternehmen MODUS Consult mit sieben Standorten in ganz Deutschland. Cloud-Lösungen bieten neue Möglichkeiten, die von dem Mittelständler immer mehr genutzt werden. Jetzt ist es Zeit zu evaluieren.   

Wir konnten die Anbindung der Azure-Plattform ohne spürbare Dienstunterbrechungen durchführen“, sagt René Bigga, verantwortlich für den Roll-out von Office 365 bei MODUS Consult. Mit Office 365 haben die Mitarbeiter Zugriff auf E-Mails, Projekte, Dokumente und Chats wo immer sie Internetzugang haben – es ist kein VPN erforderlich. Mit den mobilen Apps können die Vertriebskollegen und Berater jederzeit von unterwegs an Konferenzen teilnehmen, Dokumente bearbeiten oder Freigaben machen. Über Gastzugänge lassen sich externe Partner in die Teams einladen und können dort mitarbeiten.  

Die Konfiguration ist sehr übersichtlich und intuitiv“, freut sich René Bigga. Die Möglichkeit der Multifaktor-Authentifizierung macht das System sehr sicher; zudem werden ungewöhnliche Einwahlversuche übersichtlich angezeigt. „Im Frühjahr hat ein Kollege beruflich in Tansania ein Projekt betreut“, erinnert sich Bigga, „dies wurde uns durch die Lokationsänderung direkt als “Riskante Anmeldungen” angezeigt“. 

Die MODUS Consult AG, ein Unternehmen der Bechtle Gruppe, betreut seit 1995 Fertigungsunternehmen ganzheitlich in der Unternehmens-IT. Von der Hardware-Infrastruktur über ERP, CRM bis hin zur Business Intelligence liefert MODUS Consult abgestimmte Branchenlösungen auf der Basis von Microsoft Dynamics, Qlik und ELO. Im Zuge der Erweiterung der Portfolios um Azure-Cloud-Lösungen von Office 365 bis Machine Learning und dem Internet der Dinge lag es nahe, auch selbst die Bürokommunikation und Zusammenarbeit in die Cloud zu verlegen.  

Im laufenden Betrieb wurde die vorhandene Windows Active Directory und die Exchange Umgebung im Hybridbetrieb auf Office 365 mit Skype-for-Business und Microsoft Teams, SharePoint Online, One Drive, YAMMER, Planner und vieles mehr erweitert und für die Mitarbeiter freigeschaltet. Weitere Dienste wie PowerApps und PowerBI kommen ständig modular hinzu.  

Die technische Einrichtung der Cloud-Umgebung war schnell umgesetzt. Die Werkzeuge zur Verwaltung der User im Azure sind übersichtlich und die Cloud-Dienste einfach zu beherrschen. Wenn eine VM (Server als Virtuelle Maschine) zu wenig leistet, wird kurzerhand die Konfiguration angepasst.  

Ein spannender Moment bei einer solchen Umstellung ist, wie die neuen Benutzeroberflächen und Möglichkeiten von den Mitarbeitern angenommen werden. MODUS Consult hat erlebt: Die Zeit ist reif. Teams, Yammer, Planner werden seit dem Roll-out von den meisten Mitarbeitern intensiv genutzt.

Wir sind an verteilten Standorten in virtuellen Teams unterwegs und viele Mitarbeiter arbeiten vom Home-Office aus. Durch Microsoft Teams können wir uns jetzt optimal organisieren, gemeinsame Projekte verwalten, Informationen teilen, chatten oder an internen Meetings remote teilnehmen“, freut sich Dieter Eggert, Leiter Presales und ständig mit seiner Cloud-Umgebung unterwegs.  


In Teams abgehaltene Konferenzen können zeitgleich an Ort und Stelle dokumentiert werden und erarbeitete Dokumente werden mit einem Knopfdruck via SharePoint-Online dem ganzen Unternehmen zugänglich. Je nach Wunsch mit Lese- oder Bearbeitungsberechtigung. Einen großen Vorteil bietet Office 365, da auf SharePoint mehrere Kollegen zeitgleich an einem Dokument arbeiten können und keine Kopien der Dokumente mehr erstellt werden.  

SharePoint online wird auch als Portal für den internen Newsletter MeMO, das Wissensmanagement und die eLearning-Plattform genutzt. Dazu bedurfte es kurzer Einweisungen der jeweiligen Abteilungen, und Portale konnten eigenständig aufgebaut werden.
 

 

Beispiel für die Startseite des internen Newsletters, der mit reinen SharePoint Online-Bordmitteln in der Marketingabteilung erstellt wird. YAMMER Chats werden per Flow direkt in den SharePoint eingebunden.  

  

Das neue Konzept der Dateiablage im Unternehmen mit Office 365 und SharePoint hat sich bei den Mitarbeitern etabliert. Je nach Adressatenkreis und Grad der Vertraulichkeit werden die geeigneten Werkzeuge und Medien genutzt und auf einfache Art Freigaben erteilt und Dokumente kontextbezogen abgelegt. Für die meisten Kollegen liegen die Vorteile gegenüber E-Mail und Dateiablage in der Organisation auf Arbeits-/Projektebene. Für die IT bedeutet es, dass nur noch die globalen Rechte verwaltet werden müssen. Alles andere organisiert sich auf der Arbeitsebene.
Freilich müssen wir von der IT aus ein wenig den Wildwuchs eindämmen und dafür sorgen, dass nach best practices gearbeitet wird“, sagt Bigga. „Aber mit ein wenig Hilfestellung hatte das Team schnell den Bogen raus.
Mit Office 365 und den damit verbundenen Diensten hat MODUS Consult für seine knapp 300 Mitarbeiter ein mehr an Informationen, bessere Zusammenarbeit und weniger Fehler mit der Aktualität von Dokumentversionen erreicht.  


  

 

René Bigga, verantwortlich für den Office 365 Roll-Out bei MODUS Consult und bei Kunden.  

Ich bin überzeugt, dass es für jedes Unternehmen ein Gewinn ist, Office 365 mit Exchange, Teams, SharePoint, Delve und YAMMER einzuführen. Die Flexibilität und Skalierbarkeit ist unübertroffen“ sagt René Bigga. „Es ist gar kein Vergleich mehr mit der Arbeit vor zwei Jahren, wo noch alles in starren Oberflächen verwaltet werden musste. Die Administration ist deutlich übersichtlicher geworden und die Version der Portale ist stets aktuell. So können wir uns um kreative Kommunikationslösungen kümmern, die den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei der Arbeit wirklich helfen.“