In vielen Unternehmen verschwenden Mitarbeiter pro Tag eine Stunde, um Dokumente zu suchen. Das wollte Christian Breitbach, verantwortlich für IT, Finanzen und Personal bei HMS, nicht akzeptieren. Er suchte nach einer Lösung und fand diese mit dem Standard-Aktenplan. Das System ermöglicht es, alle Dokumente an der richtigen Stelle verfügbar zu machen.
Da das Unternehmen bereits über das Bundle MODUS M365 Business Central verfügte, war die Integration des Standard-Aktenplans über Share Flex einfach. Schließlich ist die Grundkonfiguration von Aktenplan bereits auf die spezifischen Geschäftsvorfälle in Dynamics 365 Business Central abgestimmt. 21 Standard-Vorgänge sind sogar schon definiert.
„Wir konnten mit dieser Dokumentenablage komplett in der Microsoft-Welt bleiben. Das war uns sehr wichtig. Hier können wir alle Dokumente finden und müssen die Plattform (SharePoint) nicht wechseln“, begründet Christian Breitbach die Entscheidung.
Das erforderte eine neue Denkweise bei den Usern, denn nun werden alle Dokumente direkt per Drag&Drop in Business Central abgelegt. Eine persönliche Zwischenablage existiert jetzt nicht mehr.
Reibungslose Umstellung und Einführung mit Aktenplan
Ankerdokumente festlegen
HMS entschied sich dafür, die Verkaufsaufträge, Serviceaufträge und Einkaufsbestellungen als Anker festzulegen. Für den Verkauf, den Einkauf und für den Service führen diese Anker durch die Zuordnung zu allen weiteren Dokumenten, die für diesen Auftrag relevant sind.
Revisionssichere Archivierung
Ein wesentlicher Entscheidungsgrund für die papierlose Dokumentation aller Geschäftsbelege war für HMS die zertifizierte und damit revisionssichere Verfahrensdokumentation. Die Belege werden über die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist GoBD-konform (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) innerhalb des Dokumentenmanagement-Systems gespeichert.
Ideen für die Zukunft
Wie das System erweitert werden könnte, dazu hat Christian Breitbach schon Ideen. So sollen in der Zukunft die Seriennummern der Produkte entsprechend den Vorgängen zugeordnet werden, damit diese besser getrackt werden können. Denkbar ist auch eine strukturierte Ablage der Projektordner. Darüber hinaus ist es auch wichtig, eine solide Basis für die zukünftige Automatisierung beispielsweise mit OCR zu haben.
Lessons Learned
Die Umstellung und die Einführung in die Dokumentenablage mit Aktenplan lief reibungslos, wohl auch, weil HMS sich einfach gut vorbereitet hatte. Die einzige Lehre, die Christian Breitbach aus dem Projekt zieht ist: „Wir hätten das schon viel früher machen sollen!“
MODUS M 365 UniversalLink: Schnelles Finden von Dateien
Der MODUS M365 UniversalLink bietet im Rahmen des Enterprise-Content-Managements eine übergreifende Lösung. Dokumente einfach dort ablegen, wo sie entstehen. Alle angeschlossenen Systeme, egal ob CRM oder ERP, haben diese danach unmittelbar im Zugriff. Damit hat das Suchen ein Ende.
Mit diesen digitalen Prozessen wird die vorgangsbezogene Verwaltung von Dokumenten und Daten in allen Geschäftsprozessen enorm vereinfacht. Der Zugriff auf Inhalte und Belege aus verschiedenen Systemen wird ermöglicht und technologische Grenzen für die Zusammenarbeit aufgehoben. Inhalte sind in allen angeschlossenen Systemen verfügbar, gleichgültig welchen Ursprungs.
Komponenten:
- Dateiablage inkl. Metadaten per Drag & Drop in Echtzeit
- Automatische Archivierung von Belegen
- Anzeige der jeweils aktuellen Version des Dokuments
- Direkter Zugriff auf den SharePoint-Datenpool aus Business Central heraus
„Wir konnten mit dieser Dokumentenablage komplett in der Microsoft-Welt bleiben. Das war uns sehr wichtig. Hier können wir alle Dokumente finden und müssen die Plattform (SharePoint) nicht wechseln.“