Produktivität erhöhen, Zusammenarbeit perfektionieren.

SharePoint von Microsoft ist in vielen Unternehmen im Einsatz, um Anwendungen und Dokumente einfach sicher und schnell auf einer Plattform zur Verfügung zu stellen.
SharePoint bietet so gut wie jede Funktion, die mit dem Begriff Modern Workplace assoziiert wird.

Was kann Microsoft SharePoint?

SharePoint kam bereits 2001 auf den Markt. Bei der Einführung lag der Fokus hauptsächlich auf dem Dokumentenmanagement (DMS) von Office-Dokumenten sowie der Nutzung als Content Management System (CMS). Doch im Laufe der Jahre wurde SharePoint um zahlreiche Funktionen erweitert und so ist es heute aus dem Alltag vieler Unternehmen nicht mehr wegzudenken.

Welchen Nutzen hat Microsoft SharePoint für mein Unternehmen?


SharePoint ist ein umfangreiches Collaboration Tool, mit dem hybrides Arbeiten zum Kinderspiel wird. Anders ausgedrückt: Die Zusammenarbeit ist damit sehr einfach, egal ob sich die Mitarbeitenden im Büro, im Homeoffice, bei einem Kundenbesuch oder in einer Außenstelle des Unternehmens befinden. Der Zugriff ist sowohl vom Office-PC als auch von mobilen Geräten wie dem Smartphone oder dem Tablet möglich.
Die Ablage von Dokumenten ist heute nur noch eine von vielen Funktionen von SharePoint. Unter anderem lässt sich Microsoft SharePoint auch für das Wissensmanagement innerhalb des Unternehmens oder als Projektportal einsetzen. Darüber hinaus ist es damit möglich, einen Prozess als Workflow umzusetzen. So lassen sich beispielsweise Freigaben und Genehmigungen mit SharePoint organisieren.

SharePoint als interne Kommunikations-Plattform.


Viele Unternehmen nutzen SharePoint als starkes Tool zur Bindung von Mitarbeitenden und Plattform für den internen Informationenaustausch (Intranet).
Gerade der Trend des flexiblen und dezentralen Arbeitens macht das Thema Employer Branding wichtiger denn je. Mitarbeitende informieren sich schnell und zielgerichtet über aktuelle Projekte, interne Aktionen und beispielsweise neue Kunden.
So sind auch im Homeoffice alle Informationen durch viele attraktive Designs ansprechend verfügbar.
So bildet SharePoint ein verbindendes Element zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden.

Alle Daten verfügbar, versioniert und revisionssicher archiviert.


SharePoint bietet außerdem eine revisionssichere Archivierung, die den Grundsätzen des Handelsgesetzbuches, der Abgabenordnung und zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form entspricht. (GoBD)

Doch Vorsicht: Egal ob SharePoint oder eine andere Form der Archivierung – das Produkt muss selbstverständlich auch ordnungsgemäß eingesetzt werden - sprich im Prozess dokumentiert werden. Diese Dokumentation ist ebenfalls Teil unseres Portfolios.

Wie wird SharePoint zur Zusammenarbeit genutzt?

Ein digitaler Arbeitsplatz besteht aus vier eng miteinander verzahnten Handlungsfeldern: Kommunikation, Zusammenarbeit, Prozesse und Wissensmanagement. Unsere Kernkompetenz ist das Realisieren von Intranet-Plattformen und digitalen Arbeitsplatz-Infrastrukturen, die ihre individuellen Bedürfnisse in diesen vier Feldern passgenau adressieren.

Kommunikation & Zusammenarbeit.

SharePoint ist stark in der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten. Der Zugriff kann sowohl online als auch offline von mehreren Geräten gleichzeitig erfolgen. Jede neue Version wird gespeichert, alle Mitarbeitenden arbeiten immer an der aktuellen Version der Datei.

Wissensmanagement & Prozessabbildung.

Innerhalb der SharePoint Oberfläche können Sie individuelle Berechtigungen vergeben und die Metadaten global verwalten.

So lässt sich beispielsweise auf einfache Art und Weise mit SharePoint das Intranet und dessen Inhalte organisieren.

Flexibler Modern Workplace.

In Vertriebsabteilungen wird SharePoint unter anderem auch dazu genutzt, um Leads zu organisieren.
So lässt sich einfach und schnell der komplette Workflow vom Erstkontakt des Kunden bis zum Vertragsabschluss überblicken.

Was ist Microsoft SharePoint online?

Bei SharePoint online handelt es sich um die cloudbasierte Lösung des Tools. Anstatt einen eigenen SharePoint-Server zu installieren, wird SharePoint hier über die Cloud verwendet. Voraussetzung dafür ist ein entsprechendes Abonnement. Plan 1 richtet sich dabei an kleine und mittlere Unternehmen, Plan 2 eignet sich aufgrund des größeren Funktionsumfangs vor allem für Großunternehmen.
Mit dem Abo Microsoft 365 E3 können neben SharePoint auch die gängigen Microsoft-Anwendungen wie etwa Word oder Excel genutzt werden.

Wenden Sie sich gerne an uns, wir beraten Sie bei der Auswahl des passenden Paketes.
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Was ist der Unterschied zwischen OneDrive, Microsoft Dynamics, Teams und SharePoint?

Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an unterschiedlichen Microsoft-Produkten. Hier ein Überblick:

OneDrive.

OneDrive: Bei OneDrive handelt es sich um den Cloud-Speicherplatz von Microsoft.
Genau wie bei SharePoint ist es auch hier möglich, Dokumente abzulegen oder mit anderen Usern zu teilen. Grundsätzlich liegt OneDrive die Technik von SharePoint zugrunde. Der große Unterschied besteht jedoch darin, dass OneDrive als persönlicher Speicherplatz für die Mitarbeiter entwickelt wurde, während SharePoint auf die Zusammenarbeit im Team spezialisiert ist.

Microsoft 365.

Bei Microsoft Dynamics 365 handelt es sich um die Zusammenstellung unterschiedlicher Anwendungen für den Business-Alltag.

Beispielsweise Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement oder der Microsoft Power Plattform sind solche Plattformen, bei denen unter anderem mit Power BI Daten analysiert werden können.

Microsoft Teams.

Microsoft Teams wurde vor allem für die schnelle und unkomplizierte Zusammenarbeit konzipiert. Die Kommunikation zu den einzelnen Dokumenten kann hier auch gleichzeitig im Kontext per Chat oder Videotelefonie erfolgen. Durch diese Art der Nutzung liegen die Dokumente jedoch oftmals sehr unstrukturiert vor. Deshalb empfehlen wir zusätzlich zu Teams SharePoint verwendet, um finale Dokumente strukturiert abzulegen.