Die Software, mit der RINGOPLAST arbeitete, war in die Jahre gekommen, mit ihr konnte nur die Auftragsbearbeitung und die Finanzbuchhaltung abgebildet werden. Neue Anforderungen und Erweiterungen konnten mit dieser Technologie nicht mehr abgedeckt werden. Also entschied sich das Unternehmen, das Warenwirtschaftssystem zu erneuern.
Bei der Systemauswahl bediente man sich eines externen Beraters, der zunächst ein Lastenheft erstellte und 20 Systeme vorschlug. In diesem sehr strukturierten Auswahlprozess überzeugte MODUS Consult und gewann das Projekt. „Als diese Entscheidung fiel, waren wir noch an dem Punkt, ausschließlich die Aufgaben, die im alten System abgebildet waren, in Microsoft Dynamics 365 Business Central zu überführen “, berichtet Klaas Johannink.
Aufgrund des Projektumfangs wurde ein Mitarbeiter komplett für dieses Projekt freigestellt. In der Anfangsphase noch unterstützt vom unabhängigen Berater koordinierte Niklas Schrader die Belange aller Abteilungen.
„Wir haben Key Users benannt, mit denen wir uns regelmäßig ausgetauscht haben. Damit waren die Mitarbeiter stets gut informiert und konnten gleichzeitig Einfluss nehmen. Die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter, hier etwas Großartiges bewerkstelligen zu können, war sehr hoch“, berichtet Niklas Schrader.
Eigentlich hatte RINGOPLAST die Idee, im ersten Schritt nur das Grundgerüst an Funktionalitäten in dem neuen System zu implementieren. Anschließend sollten dann weitere Prozesse digitalisiert werden.
„Im Laufe des Prozesses haben wir festgestellt, dass es besser ist, diese Prozesse direkt mitzubearbeiten. Das erhöhte den Druck in der ohnehin schon komplexen Umstellungsphase.
Ein stufenweises Vorgehen hätte aber die Umstellung über einen viel längeren Zeitraum gestreckt und auf allen Seiten einen noch höheren Arbeitseinsatz gefordert “, erklärt Klaas Johannink die Entscheidung der umfassenden Digitalisierung.
Dazu gehörten unter anderem die Einkaufsprozesse, die Betriebsdatenerfassung, die Personalbuchhaltung, Zahlungsläufe, die grafische Fertigungsplanung und auch die Prozesse in der Logistik. Die Mitarbeiter im Lager sind mit der Umstellung von der Steinzeit (Pinwand mit Zetteln) in das 21. Jahrhundert (mobile Datenerfassung mit Hilfe von Scannern) katapultiert worden – und zwar innerhalb eines Tages.
Das dies gelungen ist, schreibt RINGOPLAST dem Umstand zu, dass bei der Umstellung Berater von MODUS Consult direkt den Mitarbeitern zur Seite gestanden haben. Wichtig war, dass die LKW für den Versand bereit gemacht werden konnten und das ist gelungen. Heute arbeiten circa 60 Benutzer an den beiden Standorten mit dem System.
Manpower im eigenen Haus nicht unterschätzen.
Die Umsetzung der kompletten Digitalisierung warf auch zum Teil liebgewonnene Gewohnheiten über Bord. Spontane Aktionen, wie zum Beispiel die Entnahme eines Musterkastens im Lager, der vom Vertrieb benötigt wird, müssen heute unterbleiben, wenn die Daten passen sollen.
„Wir arbeiten heute anders als früher und haben jetzt viel mehr Daten zur Verfügung. Durch die Transparenz und die schnelle Verfügbarkeit von Informationen lässt sich unter anderem in den Bereichen der Produktionsplanung der 24 Spritzguss-Maschinen, der Einkauf der Rohstoffe und die Logistik viel besser steuern“, berichtet Hendrik Johannink von den Vorteilen der Umsetzung.
Durch die festen Ansprechpartner im Projektteam seitens RINGOPLAST und MODUS Consult war eine durchgängig gute Kommunikation gewährleistet. Für verschiedene Teilprojekte wurden Spezialisten von MODUS Consult zu Themen wie Finanzbuchhaltung, Personal, Vertrieb, Fertigung etc. hinzugezogen, die fachlich unterstützten. Auch die von MODUS Consult ins Boot geholten Partnerunternehmen wurden seitens MODUS Consult gesteuert. Auch dies sorgte für eine zeitnahe und technisch einwandfreie Umsetzung.
Dass die Qualität der Kunden- und Artikeldaten so hervorragend war, erleichterte die Übernahme in das neue System enorm. Bis es soweit war, waren allerdings einige Samstagsschichten von Mitarbeitern notwendig. So wurden beispielsweile alle Kundendaten auf Vollständigkeit und Aktualität überprüft. Eine Menge Arbeit, die belohnt wurde.
Projekthighlights
- Anbindung von Partnerunternehmen mittels EDI
- Microsoft Dynamics 365 Business Central
- Integrierte Versandabwicklung der Speditionen
- Einführung einer mobilen Scannerlösung für alle Lager- und Logistikprozesse
- Schnelle und effiziente Rückmeldung von Betriebsdaten (BDE)
- Einführung einer integrierten Personalzeiterfassung und Lohnabrechnung
- Prozesse für die zwei Standorte synchronisieren
- Einführung einer grafischen Produktionsplanungssoftware
- Einführung ECM-System ELO inkl. digitalisierter Rechnungseingangsprüfung
Komponenten
- Anbindung von Partnerunternehmen mittels EDI
- Microsoft Dynamics 365 Business Central
- Integrierte Versandabwicklung der Speditionen
- Einführung einer mobilen Scannerlösung für alle Lager- und Logistikprozesse
- Schnelle und effiziente Rückmeldung von Betriebsdaten (BDE)
- Einführung einer integrierten Personalzeiterfassung und Lohnabrechnung
- Prozesse für die zwei Standorte synchronisieren
- Einführung einer grafischen Produktionsplanungssoftware
- Einführung ECM-System ELO inkl. digitalisierter Rechnungseingangsprüfung
„Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist die Beteiligung der eigenen Mitarbeiter. Sie kennen das Unternehmen und die Prozesse am besten. Niemand sonst kann diese Basisinformationen liefern. Und dieser Einsatz ist nicht zu unterschätzen.“