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Source to Pay | Dynamics 365
Beschaffung bis Zahlung digital steuern.
Von der Lieferantenauswahl bis zur Zahlung alles durchgängig steuern
Der Source to Pay-Prozess umfasst alle Schritte von der strategischen Beschaffung über Lieferantenmanagement, Bedarfsermittlung und Bestellung bis hin zur Rechnungsprüfung und Zahlungsabwicklung.
Ziel ist es, Einkauf und Finance sauber zu verzahnen: mit klaren Freigaben, nachvollziehbaren Belegen und verlässlichen Daten, damit Kosten kontrollierbar bleiben, Compliance eingehalten wird und die Liquidität planbar ist.
Einkauf und Zahlung in einem Prozess verbinden
Am Anfang steht der Blick auf Ausgaben, Lieferanten und Konditionen. Typische Bausteine sind Ausgabenanalyse, Lieferantenbewertung sowie die Auswahl und Verhandlung von Lieferanten. So entsteht eine belastbare Grundlage für Entscheidungen, statt „Bauchgefühl-Einkauf“ mit unklaren Rahmenbedingungen.
Im nächsten Schritt geht es um die strukturierte Pflege von Bezugsquellen und die Zusammenarbeit mit Lieferanten. In höheren Ausbaustufen kommen Kollaboration und Performanceanalysen hinzu mit proaktivem Prozessmonitoring, um Risiken, Abweichungen oder Engpässe früh zu erkennen.
Verträge sind der Rahmen für Einkauf und Abrechnung. Von der manuellen Ablage führt der Ausbau über Vertragserstellungsworkflows, Archivierung sowie Vertragsablauf und -erneuerung hin zu einer verlässlichen, auditfähigen Dokumentation inklusive klarer Zuständigkeiten und Fristen.
In der Bestellabwicklung werden Belege erstellt, Freigaben gesteuert, Bestätigungen verwaltet und Bestellungen überwacht. Ergänzend gehören Wareneingang und Lagerbestandsmanagement dazu. Je klarer diese Kette ist, desto weniger Reibung entsteht zwischen Einkauf, Logistik und Fachbereichen.
Rechnungsprüfung, Rechnungsfreigabe und Rechnungsbuchung sind zentrale Stellhebel für Effizienz und Compliance. Mit zunehmendem Reifegrad lässt sich der Prozess elektronisch unterstützen und stärker automatisieren, inklusive transparenter Prüfpfade und sauberer Zuordnung zu Bestellung und dem Wareneingang.
Die Zahlungsabwicklung bildet den Abschluss des Prozesses. Wenn Rechnungen korrekt geprüft, gebucht und freigegeben sind, werden Zahlungen planbarer und Skontopotenziale, Fälligkeiten sowie Cash-Forecasts lassen sich verlässlicher steuern.
FAQ
Procure to Pay fokussiert stärker auf Bedarf, Bestellung, Wareneingang, Rechnung und Zahlung. Source to Pay erweitert das um vorgelagerte Themen wie strategische Beschaffung, Lieferantenmanagement und Vertragsmanagement.
In vielen Fällen sind es einheitliche Freigabeprozesse, saubere Belegketten (Bestellung – Wareneingang – Rechnung) und klare Verantwortlichkeiten im Rechnungseingang, weil sie Klärfälle reduzieren und Durchlaufzeiten verkürzen.
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