Produkte in knuspriger Ummantelung aus Fleisch, Fisch, Käse, Gemüse und Obst kommt bei Frostkrone-Kunden auf den Teller. Produziert wird in dem 1997 gegründeten Unternehmen in Ostwestfalen. Weitere Standorte in Deutschland sowie in Großbritannien, Frankreich und den USA gehören zur Frostkrone Food Group. Der Convenience-Food-Spezialist beschäftigt rund 1.200 Mitarbeiter, davon 360 in Deutschland.
Durch die unterschiedlichen Standorte ist es eine große Herausforderung, alle Mitarbeiter stets gleichermaßen gut zu informieren. Aus diesem Grund wurde das Intranet mit dem Namen „Frostinet“ ins Leben gerufen. Hier findet jeder Mitarbeiter wichtige Informationen rund um das Unternehmen, hilfreiche Dokumente und Anleitungen sowie eine Übersicht aller Bereiche und Zuständigkeiten.
Komponenten:
- Nutzung von SharePoint
- Lizenzen für Microsoft Office 365 waren vorhanden
- Struktur nach Standardvorgaben genutzt
Inhalte klar und deutlich machen
Bei Frostkrone wird Microsoft Office 365 eingesetzt. Das System verfügt - in Kombination mit SharePoint - bereits über eine große Anzahl an Funktionen, die viele Vorteile für die Anwendung eines Intranets darstellen. Die Navigationspunkte der Seite legte das Frostkrone-Team in einem Workshop zu Beginn des Projektes fest. So war die Umsetzung der Struktur schnell erledigt. MODUS Consult schulte darüber hinaus die Key User, denn aus jeder der 15 Abteilungen wurde ein Redakteur benannt, der berechtigt ist, Inhalte einzupflegen. Und beim Stichwort „Inhalte“ ging die Arbeit bei Frostkrone erst so richtig los. Jedes Team unterzog seine abteilungsinternen Informationen noch einmal einer Prüfung. Dabei stellte sich heraus, dass der Content häufig überarbeitet werden musste, um wirklich verständlich und aktuell zu sein. Das betraf auch das Überdenken von Prozessen und so kann der Aufwand für die Bereitstellung von Inhalten auf rund 60 Prozent des Projektes geschätzt werden.
Das fing bei der exakten Beschreibung: „Wie genau funktioniert das mit der Gleitzeit?“ an und hörte bei „So geht der Musterversand“ nicht auf. Es gab also eine Menge zu tun, bis die Informationen eingepflegt werden konnten. Aus diesem Grund startete das Frostinet auch erst einmal nur in Deutschland. Die Einbindung der ausländischen Standorte und die Mehrsprachigkeit sind für Phase zwei geplant.
Frostinet weiß (fast) alles
Ob langjähriger Mitarbeiter oder neuer Kollege. Es gibt Fragen, die immer wieder auftauchen und die Frostinet beantwortet:
Die Bereitstellung von Formularen für Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen und die zentrale Ablage von Dokumenten und Bildern gehören genauso zum Informationsangebot wie die Möglichkeit, über das Intranet Büromaterial zu bestellen, Verkostungen zu planen, Hotels für Kunden zu buchen. „Wir wollen Orientierung bieten und gleichzeitig die Abteilungen entlasten, damit diese nicht zig Mal die gleiche Frage beantworten müssen“, erzählt Kim Lengfeld, Marketing-Managerin bei Frostkrone, die das Intranet-Projekt verantwortlich leitet.
Lessons learned
Der wesentliche Lerneffekt aus diesem Projekt ist, dass die Aufbereitung von Informationen viel Zeit in Anspruch nimmt. Schließlich wollen die Beteiligten Inhalte bereitstellen, die klar und deutlich kommuniziert werden, um Rückfragen möglichst zu vermeiden. Auch ist der persönliche oder mindestens der online-Kontakt zu den Redakteuren sehr wichtig, damit das Projekt neben dem Alltagsgeschäft weiter vorangetrieben wird. „E-Mail-Erinnerungen verschwinden häufig in dem Wust der Nachrichten. Da ist ein kurzes persönliches Gespräch oft wirkungsvoller, weil hier auch schnell Fragen geklärt werden können“, so Kim Lengfeld.
Außerdem darf man von Beginn an gerne groß und umfassend denken. Starten sollte man jedoch mit kleinen Projektinhalten, die schnell umgesetzt werden können, damit die Belegschaft schon mal Ergebnisse sieht. Ein größeres Intranet-Team aus verschiedenen Bereichen ist ebenfalls empfehlenswert sowie ein Redaktionsplan, der mit Abgabeterminen versehen ist.
Es gibt auch schon weitere Ideen, um das Intranet mit neuen Funktionen zu verbessern. Das Unternehmen denkt daran, über das Tool Microsoft Bookings in Zukunft die Buchung der Poolfahrzeuge zu verwalten.
„Gute Inhalte im Intranet und ein komfortabler mobiler Zugriff auf allen Endgeräten sind ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Akzeptanz unseres Frostinets.“