Office 365 im Business-Alltag

300 Mitarbeiter leben Cloud-Lösung

Office 365 und SharePoint Online im Einsatz für 300 Mitarbeiter an sechs Standorten.

Sechs Unternehmensstandorte und Home-Office unter einem Dach

Wie arbeiten 300 Mitarbeiter an sechs Standorten mit weiteren Herausforderungen wie Home-Office und Gleitzeiten effektiv zusammen? Mit dieser Frage beschäftigt sich das Unternehmen MODUS Consult, Microsoft Gold Partner mit sechs Standorten in ganz Deutschland. Cloud-Lösungen bieten neue Möglichkeiten, die von dem Mittelständler immer mehr genutzt werden. Jetzt ist es Zeit zu evaluieren.

Azure als Plattform für Microsoft Office 365 – übersichtlich und intuitiv

„Wir konnten die Anbindung der Azure-Plattform ohne spürbare Dienstunterbrechungen durchführen“, sagt René Bigga, verantwortlich für den Roll-out von Office 365 bei MODUS Consult. Mit Office 365 haben die Mitarbeiter Zugriff auf E-Mails, Projekte, Dokumente und Chats wo immer sie Internetzugang haben – es ist kein VPN erforderlich. Mit den mobilen Apps können die Vertriebskollegen und Berater jederzeit von unterwegs an Konferenzen teilnehmen, Dokumente bearbeiten oder Freigaben machen. Über Gastzugänge lassen sich externe Partner in die Teams einladen und können dort mitarbeiten.

„Die Konfiguration ist sehr übersichtlich und intuitiv“, freut sich René Bigga. Die Möglichkeit der Multifaktor-Authentifizierung macht das System sehr sicher; zudem werden ungewöhnliche Einwahlversuche übersichtlich angezeigt. „Im Frühjahr hat ein Kollege beruflich in Tansania ein Projekt betreut“, erinnert sich Bigga, „dies wurde uns durch die Lokationsänderung direkt als “Riskante Anmeldungen” angezeigt“.

Zusammenarbeit in der Cloud

MODUS Consult, ein Unternehmen der Bechtle Gruppe, betreut seit 1995 Fertigungsunternehmen ganzheitlich in der Unternehmens-IT. Von der Hardware-Infrastruktur über ERP, CRM bis hin zur Business Intelligence liefert MODUS Consult abgestimmte Branchenlösungen auf der Basis von Microsoft Dynamics, Qlik und ELO. Im Zuge der Erweiterung der Portfolios um Azure-Cloud-Lösungen von Office 365 bis Machine Learning und dem Internet der Dinge lag es nahe, auch selbst die Bürokommunikation und Zusammenarbeit in die Cloud zu verlegen.

Skype, Yammer, SharePoint, OneDrive und Co.

Im laufenden Betrieb wurde die vorhandene Windows Active Directory und die Exchange Umgebung im Hybridbetrieb auf Office 365 mit Skype-for-Business und Microsoft Teams, SharePoint Online, One Drive, Yammer, Planner und vieles mehr erweitert und für die Mitarbeiter freigeschaltet. Weitere Dienste wie PowerApps und PowerBI kommen ständig modular hinzu.

Die technische Einrichtung der Cloud-Umgebung war schnell umgesetzt. Die Werkzeuge zur Verwaltung der User im Azure sind übersichtlich und die Cloud-Dienste einfach zu beherrschen. Wenn eine VM (Server als Virtuelle Maschine) zu wenig leistet, wird kurzerhand die Konfiguration angepasst.

Intuitive Nutzung der Mitarbeiter

Ein spannender Moment bei einer solchen Umstellung ist, wie die neuen Benutzeroberflächen und Möglichkeiten von den Mitarbeitern angenommen werden. MODUS Consult hat erlebt: Die Zeit ist reif. Teams, Yammer, Planner werden seit dem Roll-out von den meisten Mitarbeitern intensiv genutzt. “Wir sind an verteilten Standorten in virtuellen Teams unterwegs und viele Mitarbeiter arbeiten vom Home-Office aus. Durch Microsoft Teams können wir uns jetzt optimal organisieren, gemeinsame Projekte verwalten, Informationen teilen, chatten oder an internen Meetings remote teilnehmen“, freut sich Dieter Eggert, Leiter Presales und ständig mit seiner Cloud-Umgebung unterwegs.

Digitale Konferenzen und Dokumentationen

In Teams abgehaltene Konferenzen können zeitgleich an Ort und Stelle dokumentiert werden und erarbeitete Dokumente werden mit einem Knopfdruck via SharePoint-Online dem ganzen Unternehmen zugänglich. Je nach Wunsch mit Lese- oder Bearbeitungsberechtigung. Einen großen Vorteil bietet Office 365, da auf SharePoint mehrere Kollegen zeitgleich an einem Dokument arbeiten können und keine Kopien der Dokumente mehr erstellt werden.

SharePoint online wird auch als Portal für den internen Newsletter MeMO, das Wissensmanagement und die eLearning-Plattform genutzt. Dazu bedurfte es kurzer Einweisungen der jeweiligen Abteilungen, und Portale konnten eigenständig aufgebaut werden.

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