Weiss Chemie arbeitet seit vielen Jahren mit dem Dokumentenmanagementsystem ELO Digital Office, das vom IT-Partner MODUS Consult aus Gütersloh implementiert wurde. Das Enterprise-Content-Management (ECM) umfasst dabei alle Funktionen zur effizienten Verwaltung und Steuerung des gesamten Unternehmenswissens.
Hauptauslöser für die Installation des Dokumentenmanagementsystems war die Papierflut im Bereich der Eingangsrechnungen. Das Ziel von Weiss Chemie war von Anfang an, die Eingangsrechnungen nicht mehr klassisch in der Finanzbuchhaltung zu deponieren, sondern das ganze Papierwesen in Form von elektronischer Ablage mit ELO zu realisieren.
Andreas Pieck, Leiter EDV/Organisation, erläutert die besonderen Vorzüge der ELO-Lösung: „Wir profitieren von der hohen Skalierbarkeit für das effiziente Verwalten von großen Datenmengen und Benutzerzahlen. Darüber hinaus ist uns die schnelle, nahtlose und leistungsstarke Integration in die vorhandene IT-Landschaft mit innovativen Modulen wie dem ELO Business-Logic-Provider problemlos möglich. Nur so lassen sich Aufgaben beschleunigen oder gänzlich automatisieren – und somit auch Fehler minimieren“, so Pieck. Die manuelle und damit aufwändige Handhabung von Papierdokumenten entfällt weitgehend. ELO speichert dabei jedes Dokument nur einmal. Alle Dokumente, die sich im Unternehmen im Umlauf befinden, fungieren als logische Links zu den Originalen.
Um eine hochintegrierte Verbindung zwischen Microsoft Dynamics NAV und dem DMS ELO herzustellen, wird bei Weiss Chemie der MODUS ArchiveLink ELO eingesetzt. Das Modul lässt sich in alle Microsoft Dynamics NAV-Umgebungen integrieren und verbindet die Vielzahl aller Informationen zu einem Geschäftsvorgang. Andreas Pieck berichtet: „Durch die benutzerfreundliche Oberfläche von Microsoft Dynamics NAV wird in unserem Hause der Schulungsaufwand minimiert. Das Modul stellt besonders leistungsfähige Möglichkeiten zum Customizing bereit, um auch komplexeste Anforderungen abzudecken. Dokumentenbasierte Geschäftsprozesse werden so in einem Arbeitsgang optimiert.“
Ein weiteres ELO-Tool, das vom IT-Partner MODUS Consult bei Weiss Chemie implementiert wurde, ist ELO XC. Das Modul sorgt in dem Chemieunternehmen für die automatische, serverseitige E-Mail Archivierung, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist.
„Wenn wir unser Archiv rein auf Papierbasis weitergeführt hätten und nicht mit Hilfe von MODUS und ELO, hätten alleine die räumlichen Kapazitäten in unserem Unternehmen bei weitem nicht ausgereicht“, stellt Andreas Pieck fest. „Die Prozesstransparenz hat sich durch den Einsatz von ELO in unserem Hause drastisch erhöht. Die Leistungserstellung und der Status einzelner Aufgaben lassen sich wesentlich leichter nachvollziehen. Damit wird neben der operativen Ebene auch die strategische Ebene nachhaltig unterstützt, da eine optimale Basis für gesicherte Entscheidungen geschaffen wird!“
Pieck macht deutlich, dass die Vorteile der ELO-Lösung bei weitem nicht nur in der Einsparung von Papier liegen:
„Ein weiteres entscheidendes Kriterium ist die Verkürzung der Durchlaufzeit durch die digitale Weiterleitung, denn ELO erlaubt eine höchst einfache Informationsbearbeitung und -weitergabe. Zudem wird die Erfassung und Verschlagwortung durch Scan- und Klassifikationswerkzeuge sowie Schnittstellen zu Fachanwendungen und E-Mail-Systemen deutlich erleichtert. Die Mitarbeiter können sich verstärkt auf ihre eigentlichen Kerntätigkeiten konzentrieren!“
Projekthighlights
- effiziente Verwaltung und Steuerung des gesamten Unternehmenswissens
- intelligente und automatisierte Erfassung von Daten (Capturing)
- hohen Skalierbarkeit für das effiziente Verwalten von großen Datenmengen und Benutzerzahlen
- schnelle, nahtlose und leistungsstarke Integration in die vorhandene IT-Landschaft
- ganzheitliche Betrachtung von Geschäftsprozessen
- problemlose Integration in Microsoft Dynamics NAV, Verbindung aller Geschäftsprozesse
- eine redundante Ablage wird verhindert und durch logische Links ersetzt
- geringer Schulungsaufwand durch die benutzerfreundliche Oberfläche
- leistungsfähige Möglichkeiten zum Customizing
- hohe Prozesstransparenz
- schafft eine optimale Basis für gesicherte Entscheidungen
„Durch die benutzerfreundliche Oberfläche von Microsoft Dynamics NAV wird in unserem Hause der Schulungsaufwand minimiert. Das Modul stellt besonders leistungsfähige Möglichkeiten zum Customizing bereit, um auch komplexeste Anforderungen abzudecken.“