Einführung Microsoft Dynamics 365 Sales bei badenovaWÄRMEPLUS GmbH & Co. KG

Der 360° Blick auf die Kunden eines Energieversorgungsunternehmens

„Wenn man bei BadenovaWÄRMEPLUS GmbH & Co. KG den 360°-Blick auf alle Kunden haben will, dann benötigt man ein CRM-System, das vom Erstkontakt bis zur Vertragsverhandlung den gesamten Vertriebsprozess unterstützt“, sagt Kerstin Schmitz, Projektleiterin bei der Einführung eines CRM Systems: „Dafür müssen alle Projektbeteiligten von Anfang an eingebunden werden.“

Welches Unternehmen wünscht sich das nicht, einen rundum Blick auf seine Kunden? Diese vollständige Kundensicht ist bei einem Unternehmen wie der badenovaWÄRMEPLUS GmbH & Co. KG in Freiburg ein umfangreiches Unterfangen, denn der Spezialist für Wärmeversorgungsanlagen hat ein sehr vielgestaltiges Geschäftsmodell. Zum einen plant und baut badenovaWÄRMEPLUS Wärmeversorgungsanlagen, die das Unternehmen selbständig betreibt und deren Wärmeerzeugung an die Kunden verkauft wird. Zum anderen baut das Unternehmen die Anlagen auch für Dritte und betreibt diese oft anschließend im Auftrag der Kunden. Schließlich entwickelt man auch Windparks und Photovoltaik-Anlagen. Zu den Kunden zählen unter anderem Unternehmen der Wohnungswirtschaft, Kommunen mit Schulen und Bädern und Industrieunternehmen.

 

Entscheidung für Microsoft Dynamics 365: Vertriebs-, Service- und Projektkompetenz

Bei badenovaWÄRMEPLUS existieren sehr unterschiedlich Anforderungen an die Pflege der Kundentaten. Verschiedene Arten von Informationen und Dokumenten werden beim Kundenkontakt erstellt. „In der Vergangenheit lagen die Kundendaten in verschiedenen Systemen wie SAP, Excel und anderen verteilt“, sagt Frau Schmitz. „Im ersten Schritt wollten wir den Angebotsprozess für Neukunden automatisieren und damit beschleunigen.“
Bei der Auswahl der geeigneten CRM-Plattform entschied badenovaWärmeplus sich für Microsoft Dynamics 365. Ausschlaggebend hierfür waren zum einen die Verfügbarkeit von Vertriebs- und Service-Modulen für den 360°-Blick, die Anpassbarkeit an das Projekt- und Energieversorgungsgeschäft und die Integration in die bestehende Microsoft Office-Umgebung. MODUS Consult brachte neben dem Projektdienstleister-Know-how auch eine Schnittstellenroutine für SAP mit, den MODUS CONNECTOR.
„Der Vergleich mit alternativen CRM-Anbietern zeigte uns, dass wir mit Microsoft Dynamics 365 alle Anforderungen am besten direkt abbilden können“, ist Kerstin Schmitz überzeugt.
Dabei entschied sich badenovaWÄRMEPLUS GmbH & Co. KG bewusst für eine Cloud-basierte Einführung, übrigens als eines der ersten Cloud-Systeme im Konzern.
 

Qualitative und quantitative Verbesserung der Angebots- und Freigabeprozesse

Bei CRM-Projekten ist das Change-Management von höchster Bedeutung. Viele Vertriebsmitarbeiter haben ihre Prozesse im Laufe der Jahre für sich optimiert und glänzen mit einer guten Abschlussrate. Da besteht die Angst, dass durch die Technik alles komplizierter und eventuell sogar schlechter wird. „Wir haben diesem Aspekt von Anfang große Aufmerksamkeit gewidmet“, sagt Frau Schmitz. „Die Auswertung des bisherigen Sales-Funnels und der Hitrate war unsere Ausgangsbasis. Tatsächlich zeigen unsere Analysen, dass wir durch die Automatisierung der Angebots- und Freigabeprozesse heute mehr Angebote versenden bei in etwa gleichbleibender Abschlussrate. Das bedeutet, dass wir heute mit der gleichen Mannschaft mehr erreichen können.“ Wichtig hierbei ist auch, dass badenovaWÄRMEPLUS durch die Schnittstelle zu SAP-ISU die wesentlichen Verbrauchs- und Vertragsinformationen von Bestandskunden dem Vertrieb zur Verfügung stellen kann. Hierfür werden die Daten aus SAP mit dem MODUS CONNECTOR in CRM aufbereitet und konsolidiert. Für die Angebotserstellung haben wir vorbereitete Templates, die auch mit den verfügbaren Daten befüllt sind. Die Freigabeworkflows erreichen die Entscheider überall – auch mobil. Durch die einheitliche Datenbasis ist immer klar, wer der interne Ansprechpartner ist, und die Auswertbarkeit des Salesfunnels hat sich deutlich vereinfacht.
 

Office-Integration vereinfacht Arbeitsprozesse

Die Akzeptanz der neuen Lösung war von Anfang an sehr hoch, da es durch die Einbindung von Outlook auch die individuellen Arbeitsprozesse vereinfacht. Updates laufen meist ganz geräuschlos, wie auch die Einführung im laufenden Betrieb stattfand.
Mit dieser guten Erfahrung ist badenovaWÄRMEPLUS nun auch dabei, den Service vollständig abzubilden und später mit dem Projektgeschäft eng zu verzahnen.

„Der Vergleich mit alternativen CRM-Anbietern zeigte uns, dass wir mit Microsoft Dynamics 365 alle Anforderungen am besten direkt abbilden können.“

Kerstin Schmitz, Projektleiterin bei badenovaWÄRMEPLUS
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