Das Unternehmen
Man schrieb das Jahr 1984, als in zwei Kellerräumen die Geschichte der ACTEON Germany GmbH ihren Ursprung nahm. Drei Dentalprodukte im Köfferchen, kümmerten sich von nun ab in der ersten Auslandsniederlassung der französischen ACTEON Group drei Mitarbeiter tatkräftig um die Erschließung des internationalen Marktes. Mit Erfolg – aus den Kellerräumen ist ein ansehnlicher Unternehmenssitz mit 450 m² Büroräumen, einem Trainings-Center und einem 600 m² großen Lager und Kundendienstbereich geworden. In der Neanderthal-Stadt Mettmann sorgt ein sechsunddreißig-köpfiges Team dafür, dass auch in Zukunft alles glatt läuft. Weitere vier Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bedienen im Verkaufsbüro in Moskau den russischen Markt.
Die Herausforderung
Mit Einhaltung der geforderten Aufbewahrungspflicht geht, solange die Belege in Papierform aufbewahrt werden, einher, dass große Lagerkapazitäten berücksichtigt werden müssen.
Die Anforderung der Acteon lautete daher, zur Einsparung großer Lagerflächen ein digitales, revisionssicheres Dokumentenarchiv einzusetzen. Damit wird dann auch gleichzeitig die zweite formulierte Anforderung gelöst. Direkte Zugriffsmöglichkeiten auf die Dokumente von jedem Arbeitsplatz, die die Suchzeiten vor den Ordnerregalen eliminieren.
Die Lösung
Zunächst wurde eine Standardinstallation vorgenommen. Die im Vorfeld erforderlichen Aktivitäten und Gespräche – Erstellung eines IT Anforderungsprofils etc. – wurden ausschließlich zwischen MODUS Consult und dem IT Dienstleister der Acteon – der Firma Netzschmiede – geführt und besprochen. Nach der Konfiguration des Systems fanden Admin- und Anwenderschulungen für die Mitarbeiter vor Ort statt. Zur Vertiefung besuchten die Anwender auch offene Schulungsmaßnamen bei MODUS Consult, um den Austausch mit anderen, externen Anwendern zu nutzen.
Zu den Konfigurationsarbeiten gehörte auch die Integration der im Haus bereits seit 2004 im Einsatz befindlichen Warenwirtschaft WinLine. Da MODUS Consult sowohl als Partner als auch als Nutzer der WinLine Expertise vorweisen kann, gingen diese Tätigkeiten ebenfalls zügig von der Hand.
Heute werden alle Belege in der Auftragsbearbeitung – von der Auftragsbestätigung über die Lieferscheine bis hin zur Rechnung – von der WinLine ausgedruckt und automatisch im ELO Archiv abgelegt. Für diese Archivierung werden alle WINLine Belege sozusagen in ein ELO Beleg kopiert. Dieser wird automatisch beim Belegdruck mitgedruckt und direkt auf den ELO Drucker ausgegeben. Der Dateiname wird aus der Kontonummer und der Laufnummer gebildet.
Über den ELO Drucker werden die Belege in ein vordefiniertes Verzeichnis gedruckt, welches von ELO überwacht wird. Anhand des Dateinamens kann die Schnittstelle die erforderlichen Daten aus der WINLine Datenbank übernehmen und in die ELO Verschlagwortung schreiben. Ebenso werden alle Belege der Buchhaltung automatisiert abgelegt und mit den WINLine Daten verschlagwortet. Die Eingangsrechnungen (oder Eingangslieferscheine) werden auf der ersten Seite mit einem Barcode versehen. Die Belege werden dann in eine Postbox gescannt, wobei in zwei Rechnungstypen unterschieden wird, die Warenrechnungen (Erfassung in der Fakt) und Kostenrechnungen (Dialog Stapelbuchung).
Der Nutzen
Die üblichen Verdächtigen in Punkto Mehrwert greifen auch hier wieder, diese sind: Platz- und Zeitersparnis. Nach 30 Jahre wurde das ELO Archiv zur Verwaltung und Strukturierung von Dokumenten eingeführt, um so kurzfristig die Raumkapazitäten konstant zu halten. Mittelfristig, wenn die ersten Ordner nach der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden, können diese Kapazitäten anderweitig genutzt werden. Noch viel wirksamer aber ist die Zeitersparnis für jeden Einzelnen, der auf der Suche nach bestimmten Dokumenten ist. Herr Hansen: “ Information at your fingertip – an jedem Ort zu jeder Zeit. Damit haben wir gewonnen, an Effektivität und Effizienz!“
(Quelle: elo.com)