Das Unternehmen
Die 1956 gegründete GARANT-MÖBEL-GRUPPE ist ein stark wachsender Verband für den mittelständischen Fachhandel in den Bereichen Wohnen, Schlafen, Kochen sowie Bad, Wellness und Heiztechnik.
Bei GARANT-MÖBEL sind täglich ca. 2000 Rechnungsseiten verschiedener Kreditoren zu verarbeiten. Diese Belege sollen zukünftig automatisiert erfasst und verarbeitet werden.
Im Sinne der Compliance sollen weiterhin alle relevanten Dokumente im DMS ELO zusammengeführt werden. Dies gilt u.a. auch für die E-Mails sowie die im ERP-System Microsoft Dynamics NAV erzeugten Belege.
Die Herausforderung
Die Eingangsbelege bestehen aus Rechnungen und Gutschriften. Die Belege unterscheiden sich grundsätzlich hinsichtlich Inhalt, Layout und Qualität. Weiterhin weisen die Belege eine unterschiedliche Anzahl an Belegseiten auf und enthalten zum Teil zusätzlich noch diverse Anhänge.
Ziel des Projekts ist die Einführung der papierlosen Bearbeitung der gesamten Rechnungseingangspost. Dies umfasst:
- das Scannen der eingehenden Rechnungen
- das maschinelle Klassifizieren und Extrahieren der Rechnungen
- das Archivieren der Rechnungen
- die Übergabe und die abschließende Bearbeitung der Eingangsrechnungen an das nachgelagerte ERP-System
Im zweiten Schritt soll eine Archivierung der E-Mails erfolgen sowie die Ausgangs- und Eingangsbelege im Bereich NAV archiviert werden.
Die Lösung
Für die Analyse der Eingangsbelege kommt das Softwaresystem DocXtractor II INVOICE von ELO zum Einsatz.
In der Posteingangsstelle werden die Eingangsbelege geöffnet, entklammert und auf einen Stapel gelegt. Dieser Scanstapel wird in der ELO Postbox über die gegebene Scanfunktionalität unter Einsatz vom VRS (Virtual Rescan Software) des Herstellers Kofax eingescannt.
Als Hardware stehen zwei leistungsfähige Panasonic Einzelplatzscanner zur Verfügung. Die Belege liegen dann in elektronischer Form im Dokumentenmanagementsystem zur Weiterverarbeitung im DocXtractor bereit.
Im Bereich der E-Mail-Archivierung kommt die Komponente ELO XC zum Einsatz, welche eine serverseitige Archivierung ermöglicht. Für die Bearbeitung und Archivierung der Ausgangs- und Eingangsbelege im Bereich der ERP-Software Microsoft Dynamics NAV wird das Modul MODUS ArchiveLink eingesetzt.
Der Nutzen
Die Eingangsrechnungen und -gutschriften mussten bisher händisch erfasst und zugeordnet werden. Mit Einführung des Softwaresystems DocXtractor konnte diese Tätigkeit vollständig automatisiert werden. Dieses führt zu einer erheblichen Steigerung in der Verarbeitungsgeschwindigkeit, was für einen Zentralregulierer von hoher Bedeutung ist. Die Mitarbeiter werden bei diesen Routinetätigkeiten stark entlastet.
Weiterhin können nun die elektronisch erfassten Papierbelege vernichtet werden und somit erhebliche Lagerkapazitäten eingespart werden.
Mit der Einführung von ELO XC stellt die serverseitige E-Mail-Archivierung sicher, dass tatsächlich alle E-Mails unverändert gesichert sind. Durch das Löschen der E-Mails nach einer gewissen Aufbewahrungszeit kann der Exchange Server deutlich entlastet werden.
Mit der Einführung der dritten Komponente MODUS ArchiveLink liegt eine Schnittstelle vor, welche die Verschlagwortung und Ablage der Belege automatisiert und im Standard zahlreiche sinnvolle Funktionalitäten für die Verknüpfung und Anzeige der archivierten Belege bietet.
(Quelle: elo.com)