Das Unternehmen
ipf electronic GmbH ist der „Sensor“ für den Erfolg der Kunden
Mit großer Produktvielfalt, hoher Problemlösungskompetenz und starker Serviceorientierung ist ipf als Top-Lieferant in der industriellen Sensorik einzigartig. Der Erfolg der Kunden ist ein wesentliches Anliegen! Rund um die Sensorik bietet das Unternehmen eine sehr breite Produktpalette, die herausragende Kompetenz erstklassig qualifizierter Mitarbeiter und ein anerkanntes Fachwissen in der industriellen Problemlösung. Denn gerade auf den Service kommt es an.
Als familiengeführtes Unternehmen legt man größten Wert auf zufriedene Mitarbeiter, perfekt betreute Kunden und höchste Produktqualität. Das Versprechen der ipf electronic GmbH: "Auch für die noch so klein erscheinende Aufgabe besuchen die Mitarbeiter Sie gern persönlich." (Quelle: www.ipf.de)
Die Herausforderung
Die jährlich ca. 96.000 Ausgangsbelege aus dem ERP System Sage (das sind Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine & Rechnungen) sollten in einem ersten Schritt automatisch von Sage im PDF-Format übergeben und im ELO Archiv archiviert werden. Hinzu kommt, dass mittels eines Workflows diese archivierten Ausgangsbelege den Kundenbestellungen (Eingangsbelege) zugeordnet werden.
Hierfür waren die individuelle Entwicklung einer Ablagestruktur sowie die Programmierung des Bestelleingangsworkflow erforderlich. Als eindeutiger Zuordnungsschlüssel wird die Kombination aus Belegnummer/Belegjahr genutzt.
Dieser Workflow sollte vor allen Dingen den Niederlassungen zu Gute kommen, denn bisher wurden alle Belege per Papier in der Zentrale aufbewahrt. Wer Rückfragen hatte zur Kundenbestellung und der dazugehörigen Ausgangsrechnung musste in der Zentrale anrufen und ein wenig Geduld mitbringen.
Die Lösung
Zunächst wurde in einem gemeinsamen Analyseworkshop eruiert, was genau die Software kann und wie die Anforderungen seitens des Kunden bzw. dessen technische Umgebung im Detail aussehen. Das Ergebnis wurde präzise in einem Protokoll festgehalten, dieses war im weiteren Verlauf der Leitfaden für das Projektteam.
Zunächst wurde auf Seiten von MODUS Consult die Ablagestruktur entwickelt und den Workflow. Danach wurde die Standard Softwareinstallation vor Ort vorgenommen und von Herrn Gierse im Nachgang konfiguriert. In einem nächsten Schritt wurden die Individualentwicklungen eingespielt und das System abschließend getestet.
Zeitrahmen für die Umsetzung: 4 Monate inkl. 1,5 Monaten Test- und Schulungsphase.
Der Nutzen
Der Nutzen – das Einsparungspotential - des Systems liegt in vielen Aspekten.
- Platzersparnis allgemein und Einsparung von Umbaukosten im speziellen im Keller
- Zeitersparnis für Suchen & Finden, Aufräumen und Umräumen (im 2 Monat Rhythmus werden Ordner in Schränken der Auftragsabwicklung umsortiert – bis hinauf in den Kriech-Spitzboden)
- Geldersparnis durch Einsparung von Papier – Rechnungen müssen nun nicht mehr dreifach gedruckt sondern lediglich das Exemplar für den Kunden
Und drei ganz anders gelagerte Aspekte:
- Zum einen die Versionskontrolle, die sicherstellt, dass im Rahmen von Rückfragen seitens der Kunden auf ein und dasselbe Dokument Bezug genommen wird.
- Zum anderen, das darüber nachgedacht werden kann, das bestehende System für den unternehmensweiten Rechnungsprüfungsprozess zu nutzen.
- Effektive Einbindung der Niederlassungen an die Zentrale.
(Quelle: elo.com)