Das Unternehmen
Das Unternehmen BeCo ist ein Familienunternehmen und steht für Betten & Co - Gesundes im schönen Bett!
60 Jahre Erfahrung auf dem Gebiet der Entwicklung, Produktion und dem Vertrieb von Federholzrahmen und Matratzen machen das Unternehmen zu einem äußerst qualitätsbewussten Hersteller und kompetenten Berater rund um gesunden Schlafkomfort.
Die Marken sind „BeCo“ und „Interbett“. Zudem ist BeCo ein leistungsstarker Partner für den Handel bei der Umsetzung von Handelsmarken-Konzepten, so dass die Produkte auch unter Marken wie "Living", "Vitalis" oder "dormaflex" vertrieben werden. Namhafte Fachhändler, Möbelhändler, Kauf- und Versandhäuser sind Vertriebspartner.
Die Herausforderung
Die Dynamics NAV-Umgebung wurde in diesem Projekt vollständig neu implementiert. Neben Dynamics NAV setzt der Kunde ELO Professional und das Modul MODUS ArchivLink zur Archivierung und Verwaltung von Dokumenten in Verbindung mit Dynamics NAV ein.
Da in der neu implementierten Dynamics NAV-Umgebung keine historischen Daten übernommen wurden, war eine Funktionalität notwendig, um aus Dynamics NAV auf Altbelege (z.B. Verkaufslieferscheine, Verkaufsrechnungen etc.) in dem Archiv zugreifen zu können.
Weiterhin sollte eine digitale Archivierung der postalischen Eingangsbelege (Rechnungen, Gutschriften etc.) realisiert werden. Die Archivierung der Ausgangslieferscheine stellte eine weitere Herausforderung dar.
Die Lösung
Für die Umsetzung der Anforderungen im Bereich der Altdaten wurde eine sogenannte „Form“ in Dynamics NAV bereitgestellt, welche die Eingabe von Filterkriterien ermöglicht. Nach Eingabe des entsprechenden Suchtexts kann über eine Schaltfläche der jeweilige Beleg direkt im ELO-Client angezeigt werden.
Für die Archivierung der Eingangsbelege wurden Barcodes und Handscanner eingeführt. Durch die Integration mit dem ERP System Dynamics NAV war somit eine Belegarchivierung über die Lösung MODUS ArchiveLink ohne die manuelle Eingabe von Belegdaten möglich.
Die Archivierung der abgezeichneten und zurückgeführten Ausgangslieferscheine konnte ebenfalls über den MODUS ArchiveLink per Barcode-Verarbeitung automatisiert werden.
Der Nutzen
Die Integrationsschnittstelle MODUS ArchiveLink verbindet beide Welten ELO und Dynamics NAV! Die Archivierung der Ausgangsbelege aus dem ERP-System erfordert keine zusätzliche Benutzerinteraktion. Die Belege werden im Hintergrund automatisiert, verschlagwortet und in der ELO Ablagestruktur abgelegt.
Durch ein „frühes Scannen“ und den Einsatz von Barcodes, konnte durch die Anbindung des ERP-Systems die Archivierung und Verarbeitung der Papierbelege ebenfalls stark beschleunigt und Fehleingaben minimiert werden. Der Zugriff auf sämtliche archivierte Belege ist im ERP-System an passender Stelle über bereitgestellte Verknüpfungen jederzeit komfortabel möglich.
Somit sind die Grundlagen gegeben durch den Einsatz von ELO Workflows die Prozessbearbeitung wesentlich weiter zu unterstützen und zu optimieren.
(Quelle: elo.com)