Das Unternehmen
LPR ist Spezialist für ganzheitliche Service- und Logistikdienstleistungen im Pre- und Aftersalesbereich.
Gerade durch die Kombination aus Service und Logistik entstehen Synergien und Qualitätsvorteile für die Kunden. So versteht sich das Unternehmen als Partner der Kunden für den gesamten Warenkreislauf und die durchgehende Servicebetreuung: sie liefern Verbrauchs- und Ersatzteile, reparieren vor Ort, tauschen aus, entsorgen und administrieren alle Teilprozesse transparent und zuverlässig.
Die Herausforderung
Ende 2013 wurde die Anforderung der eigenen Kunden an LPR herangetragen, schneller und einfacher an Belege wie die Lieferscheine heran zu kommen. Mit namhaften IT und Telekommunikationskunden wie Xerox, Epson und OKI aber auch andere Branchengrößen wie z.B. Nespresso war dies eine enorme Herausforderung.
Die Anfrage an MODUS Consult lautete also, wie genau können wir die enorme Papierflut eindämmen und unseren Kunden wie gewünscht die Belege digital zur Verfügung stellen?
Die Lösung
Bevor überhaupt die ELO Standartinstallation vorgenommen wurde, gab es zunächst einen – von LPR als besonders professionell bewerteten - Analyse Workshop, der die Meilensteine des Projekts festhielt. Als Ergebnis des Workshops wurde ein Lastenheft erstellt, das über den weiteren Projektverlauf genauestens Auskunft gab und jeder Partei beschrieb, was zu tun ist.
Diese gesamte Vorgehensweise im Projekt wurde von Kundenseite als außergewöhnlich gut und als exzellente Vorbereitung gelobt. So kam es, dass von der Erstellung des Lastenhefts über die ELO Installation bis hin zur Konfiguration der Standardsoftware lediglich 3 Wochen vergangen waren.
Als Ausgangspunkt der Installation diente nun das o.g. Lastenheft. In Zusammenarbeit mit dem Projektleiter von MODUS Consult wurde dieses zum Anlass genommen, eine Dimensionierung der Server vorzunehmen, die mittelfristig den Bedürfnissen des Hauses LPR angepasst wurde.
Nach der Schreibtischanalyse wurde die Installation des SQL-Servers und des Applikationsservers vorgenommen. Entsprechender Plattenplatz für das Archiv zur Verfügung gestellt und die Pfade den Vorgaben demzufolge angepasst. Vor der tatsächlichen Inbetriebnahme wurde noch ca. 15.000 Belege mit der Zielsetzung gescannt, die Qualität der Belege zu erhöhen und Fehlermeldungen, die beim Anwender hierbei aufgelaufen sind, wunschgemäß anzupassen.
Der Nutzen
Der Nutzen lag zunächst vor allem darin, dass die von den namhaften LPR Kunden geforderte Lösung im Bereich der Bereitstellung von Lieferscheinbelegen erfolgreich und zeitnah realisiert werden konnte!
In der Abteilung Debitoren Buchhaltung geht die Arbeit nun komfortabler und schneller voran, oder anders, die Arbeitsabläufe sind nun sowohl effizienter als auch effektiver. Insgesamt also ein organisatorischer Mehrwert für das Unternehmen.
Genauer betrachtet wird auch der Schutz der getätigten Investition in das ELO Archiv. So beschäftigt sich das Unternehmen bereits mit weiteren Einsatzmöglichkeiten in anderen Abteilungen wie die Kreditorenbuchhaltung bzw. mit der Rechnungseingangsprüfung. Aber auch für die Vertragsverwaltung oder die Personalaktenverwaltung im Personalmanagement sind potentielle Anwendungsgebiete für die Verantwortlichen.
(Quelle: elo.com)