IT von der Boden-Probe bis zum Umwelt-Bericht
Die Digitalisierung der eigenen Leistungserbringung spielt für die 750 Experten dabei eine wichtige Rolle. Da die HPC AG in den letzten Jahren durch Zusammenschlüsse kleinerer Ingenieurbüros gewachsen ist, will man sowohl organisatorisch als auch technisch eine einheitliche Vorgehensweise sicherstellen. Das betrifft einerseits den Einsatz von Geo-Informationssystemen zur Visualisierung von kleinen und großen Objekten und Flächen, aber auch ein umfassendes Projektmanagement. Denn Infrastrukturprojekte müssen eine Vielzahl von Beteiligten und erhobenen Daten in ein sinnvolles Ganzes bringen.
Zu diesem Zweck hat die HPC AG vor einigen Jahren eine umfassende Initiative zur Digitalisierung des gesamten Unternehmens gestartet. Diese Initiative ist bestrebt, alle operativen und administrativen Prozesse von der Angebotserstellung über die Projektbearbeitung bis zur Abrechnung durchgängig in einen Prozess zu bringen.
Die Auftraggeber kennen und verstehen
Eine standardisierte Vorgehensweise ist der Schlüssel für erfolgreiche Projekte. Das beginnt schon bei der vertrieblichen Ansprache der Auftraggeber und der Bearbeitung von Ausschreibungen. „Deshalb war für uns der erste Schritt, ein standortübergreifendes Kundenmanagement einzuführen“, benennt CIO Stefan Rosehr eine der ersten Maßnahmen. Mit MODUS Consult, einer Bechtle Tochter, führte HPC Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement ein. „Für mich war klar, dass nur ein cloudbasiertes CRM schnell und skalierbar an allen Standorten und im Außendienst verfügbar sein konnte.“
Mit dem durchgängigen Adressmanagement und der Schnittstelle zum aktuellen Projektinformationssystem weiß das Unternehmen, wer mit wem an welchen Projekten arbeitet und kann gezielt auf Nachfolgeprojekte hinarbeiten. Die Schnittstelle zwischen dem eigenentwickelten Projektinformationssystem und Dynamics 365 ist das Herzstück für die Verfügbarkeit der Angaben im System.
Digitalisierung der administrativen Prozesse und Sicherheitskonzept mit Microsoft Dynamics 365
Aufgrund der guten Zusammenarbeit mit MODUS Consult in diesem Projekt hat sich HPC entschieden, auch die weiteren administrativen Prozesse mit Microsoft Dynamics 365 zu digitalisieren. Dazu gehören im nächsten Schritt die Finanzbuchhaltung mit der Projektabrechnung und der Einkauf. Auch hier setzt das Unternehmen auf Microsoft Dynamics 365 mit Finance and Operations. „Ich kann die Ängste und Vorbehalte gegenüber cloudbasierten Systemen nicht teilen“, verteidigt Stefan Rosehr seine Cloud-Strategie: „Die Sicherheitstechnik in den Rechenzentren ist um ein Vielfaches höher als ich es leisten könnte. Außerdem lässt sich die Cloud beinahe beliebig skalieren. Wir haben uns intensiv mit Wirtschaftsprüfung und Datenschutz auseinandergesetzt und wurden von allen relevanten Stellen geprüft und zertifiziert. Mithilfe eines Access Rights Management für die Azure-Umgebung gelingt es uns zentral zu verwalten, wer welche Daten im Zugriff hat. So können wir neben dem Datenschutz und der Datensicherheit auch das Prinzip der Datensparsamkeit gewährleisten.“
Die Cloud erleichtert die Aufgaben der IT
Durch die dezentrale Struktur und als Teil des Innovative Global Environmental Networks (INOGEN) bilden sich immer öfter virtuelle Teams für die tägliche Arbeit. Für die bessere Kollaboration setzt HPC mit Microsoft Teams ebenfalls auf eine Cloud-Strategie und löste Lotus Notes ab. In Microsoft Teams tauschen sich Experten aus, halten Videokonferenzen ab und die Projektpläne aktuell. „Das ist mit Office 365 und SharePoint online sehr benutzerfreundlich gestaltet“, lobt Rosehr.
Die operativen Vorteile einer Microsoft-Plattform für die IT liegen für den erfahrenen IT-Leiter im administrativen Bereich auf der Hand. „Mit Office 365 und Microsoft Dynamics 365 muss sich die IT nicht mehr um die Belange des Betriebssystems und der Serverlandschaft kümmern. Die Verwaltung der Bereiche und Anwender wird um ein Vielfaches einfacher. Die rechtskonforme Speicherung von E-Mails und anderen Dokumenten ist von vorneherein gegeben.“
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„Für mich ist die Microsoft-Plattform der ideale Weg, damit wir uns auf unsere Kernkompetenzen im Projektmanagement kümmern können.“