Die Herausforderung: Ein wachsendes Unternehmen, aber gleichbleibende Prozesse
100 Millionen Einweg-Papierhandtücher werden in Deutschland jeden Tag verbraucht. Mehr als 220 Kilo Verpackungsmüll produzieren die Deutschen pro Kopf im Jahr. 600.000 Tonnen Elektroschrott entstehen jährlich – nicht einmal die Hälfte davon wird recycelt. Müll nimmt immer mehr Platz auf der Erde ein. „Wir als WEIMA sehen uns in der Verantwortung, unseren Teil für eine nachhaltigere Welt beizutragen“, sagt Andreas Schatton, Head of IT bei der WEIMA Maschinenbau GmbH. Die Zerkleinerer, Brikett- und Entwässerungspressen von WEIMA stehen am Anfang vieler Materialkreisläufe und sorgen dafür, dass Abfälle nachhaltig wiederverwertet werden können. Das „Destroy Responsibly“-Programm von WEIMA hilft zudem dabei, Events wie Messen und öffentliche Veranstaltungen nachhaltiger zu machen. Mit einer voll funktionsfähigen Produktionslinie aus Zerkleinerern und Förderbändern samt Mitarbeitenden werden beispielsweise Holzabfälle einer Fachmesse dort recycelt, wo sie entstanden sind: direkt auf dem Gelände.
WEIMA hat einen Lösungsansatz für ein globales Problem. Das Unternehmen wächst, erschließt neue Märkte und wollte dafür die internen betrieblichen Prozesse neu und effizienter ausrichten. Denn bereits bei der Serviceannahme zeigte sich, wieso einige der IT-Lösungen von WEIMA dem stetigen Fortschritt des Unternehmens nicht mehr gerecht werden konnten: Anfragen nahm der Kundendienst entweder am Telefon oder per E-Mail entgegen – häufig ging es dabei um Verschleißteile wie ein neues Rotormesser für eine Maschine oder Unterstützung bei der Inbetriebnahme einer Anlage. Die Einsatzplanung der Techniker:innen erfolgte rein über Outlook-Termine. Vor Ort pflegten die Techniker:innen die Montageaufträge separat, füllten sie manuell mittels klassischer Durchschlagpapiere aus und ließen sie vom Kunden unterschreiben. Die Rückmeldung der Montageaufträge erfolgte sehr verzögert, da der Durchschlagsbeleg erst an den Innendienst übergeben werden musste. Die dezentrale Datenhaltung führte zu Unübersichtlichkeiten und zu schwer kalkulierbaren Ressourcenplanungen.
Auch die Organisation der Einsätze vor Ort war aufwändig: So fehlte etwa eine generelle Anbindung des Außendienstes. Mitarbeitende, die bei ihren Kunden vor Ort die Maschinen instand hielten, hatten keine flexible Möglichkeit, den Status ihres Auftrags zu pflegen. Auch die Informationen zu Kunden oder zur Serviceleistung konnten nicht digital eingesehen werden. „Es zeichnete sich immer mehr ab, dass wir eine neue Lösung benötigten, um Stillstände der Entsorgungskette bei unseren Kunden zu vermeiden und auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu sein“, fasst Schatton zusammen.
Die Lösung: Dynamics 365 für mehr Transparenz und Effizienz im gesamten Unternehmen
Die Einführung von Microsoft Dynamics 365 hat die betrieblichen Prozesse bei WEIMA auf ein neues Niveau gehoben: Das Modul Dynamics 365 Customer Service macht die Prozesse erstmals transparent.
„Heute arbeiten wir alle in einem einheitlichen, zentralen System“, sagt Schatton. Schon bei der Serviceanfrage wird ein digitales Ticket gelöst. Jedes Teammitglied hat Einblick, welche Projekte ausstehen, welche in Bearbeitung sind und welche abgeschlossen wurden.
Die Mitarbeitenden im Service können dank der neuen IT-Lösung genau einsehen, welche Kolleg*innen freie Kapazitäten haben, um einen Auftrag entgegenzunehmen. Und die Durchschlagpapiere wurden gegen Tablets eingetauscht, sodass der aktuelle Stand eines Projekts jederzeit ersichtlich ist.
Auch die Mitarbeitenden im Außendienst profitieren von den Neuerungen im Unternehmen. So erlaubt ihnen Dynamics 365 Field Service eine digitale Anbindung an die Standorte. Wird eine Inbetriebnahme beauftragt, müssen die Monteur*innen nicht mehr auf gesonderte Informationen aus der Serviceannahme warten. Über den Field Service erhalten sie einen digitalen Serviceauftrag mit allen notwendigen Informationen zu den Kunden und den Maschinen. Protokolle samt Bildmaterial lassen sich vor Ort ausfüllen und mit Power Automate abspeichern. Auch die nachfolgenden Prüfprotokolle können jetzt digital ausgefüllt und von den Kunden unterschrieben werden. Mit einem einzigen Klick sind die Informationen wieder bei WEIMA und stehen dann zur Abrechnung bereit.
Bereits in der Vergangenheit hat WEIMA mit Lösungen von Microsoft gearbeitet – so fiel die Entscheidung, Dynamics 365 einzuführen, nicht schwer. „Wir wissen, dass Microsoft eine sehr gute Reputation hat“, erklärt Schatton. „Und unsere Mitarbeitenden sind mit der einheitlichen Systemwelt bereits vertraut. Es war schnell klar, dass wir für unser neues CRM-System auf Dynamics 365 setzen wollen. Das passt einfach in unsere Systemlandschaft mit Microsoft 365.“
Für die Durchführung des Projekts holte sich WEIMA den Microsoft Partner MODUS Consult GmbH mit ins Boot. „MODUS Consult kennt uns, die WEIMA, und unsere Prozesse schon seit Jahren. Wir können uns auf eine starke Zusammenarbeit verlassen.“ Mit ihrer Expertise im Bereich Dynamics 365 und Change-Management konnte sie maßgeblich dabei unterstützen, die Mitarbeitenden bei WEIMA mit dem neuen System vertraut zu machen. Und durch das agile Projektmanagement konnten die Mitarbeitenden einzelne Funktionen bereits in kurzer Zeit nutzen. „Anfängliche Bedenken der Belegschaft konnten durch das Aufzeigen der Vorteile schnell gelöst werden“, erinnert sich Fabian Schaar, Sales Manager bei MODUS Consult. „Je länger die Mitarbeitenden die Anwendungen nutzten, desto begeisterter waren sie.“
Für die Zukunft stehen bereits weitere IT-Projekte an
Während die deutschen Kolleg*innen von WEIMA die Module Customer Service und Field Service einführten, fokussierten sich parallel dazu die Mitarbeitenden in den USA auf Dynamics 365 Sales. „Ziel ist es, die Erfahrungen zwischen den Standorten auszutauschen und so unser Anwendungsportfolio sukzessiv und effizient zu erweitern“, sagt Schatton. Zur Bearbeitung der Arbeitsaufträge durch die Monteur*innen führt WEIMA außerdem aktuell eine digitale Maschinenakte auf SharePoint ein – mit Unterstützung von MODUS Consult. Künftig sollen auch weitere Service- und Vertriebsstandorte weltweit in diese Lösung integriert werden. Außerdem plant WEIMA, ein E-Commerce-System an Dynamics 365 anzubinden. „Wir haben die Chance genutzt, Prozesse nicht nur zu digitalisieren, sondern auch zu hinterfragen und zu optimieren“, resümiert Schatton. Damit auch in Zukunft aus Großem wieder Kleines gemacht werden kann, um einen wichtigen Teil zum Umweltschutz beizutragen.
„Wir bei WEIMA setzen uns jeden Tag aufs Neue für einen sauberen Planeten ein.
Damit wir unserer Arbeit bestmöglich nachkommen können, haben wir viele Prozesse kritisch hinterfragt, um sie dann zu optimieren. Ein wachsendes Unternehmen wie die WEIMA braucht digitale Anwendungen, die mitwachsen.“
„WEIMA steht für Partnerschaftlichkeit:
Gemeinsam mit MODUS Consult konnten wir die neuen Anwendungen erfolgreich im Arbeitsalltag aller Mitarbeitenden etablieren.“
Andreas Schatton, Head of IT bei WEIMA
„Die einheitliche Systemwelt von Microsoft optimiert die betrieblichen Prozesse von WEIMA: Mit Dynamics 365 konnten wir die Effizienz und Transparenz steigern.“